Registro de huéspedes en la Policía Webpol o e-Hotel

El registro de los huéspedes o viajeros en la aplicación de la Policía Webpol o e-hotel es una obligación que todos los propietarios de alojamientos turísticos poseen, en virtud de lo establecido por la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana.

Para ser exactos, si el alojamiento se encuentra en una localidad donde no exista una comisaría de Policía Nacional, el registro de los huéspedes o viajeros debe realizarse contra la aplicación Hospederías de la Guardia Civil, salvo en Cataluña y el País Vasco, donde el envío ha de realizarse a la aplicación de Registro Hotelero (Ostalaritza Erregistroa) de la  Ertzaintza o a la aplicación de registro de establecimientos de hospedaje (registre de viatgers d’establiments d’hostalatge) de los Mossos d’esquadra  respectivamente.

Antes de comenzar, deberás acudir presencialmente a la Comisaría de Policía Nacional y solicitar el alta en la aplicación Webpol o e-hotel.  Para ello, deberás aportar:

• Original y fotocopia del documento de identidad del propietario o gestor del alojamiento, o de la persona que ha acudido a realizar el trámite, junto con su correspondiente autorización.
• Las escrituras del inmueble, o en su caso el contrato de gestión, si no es el propietario el que realice la gestión.
• La declaración responsable de inicio de actividad o título habilitante emitido por la autoridad competente en materia de turismo que aplique.

Una vez finalizado el registro, se te entregará el código asignado en la aplicación Webpol de la Policía a tu alojamiento, junto con la contraseña para que puedas acceder a su aplicación en la dirección https://webpol.policia.es/e-hotel. A partir de aquí ya podrás realizar tú mismo los envíos de los datos de tus huéspedes a la aplicación Webpol o e-hotel de la Policía, o dejar que una aplicación como Partee lo haga por ti, que es mucho más cómodo. Recuerda que debes hacerlo dentro de las 24 horas siguientes a la entrada de los huéspedes o viajeros en el alojamiento.

Si quieres saber más sobre nuestra APP de registro de huéspedes puedes leer este artículo, o enviarnos un correo a partee@partee.es.

Si has decidido usar Partee, no tienes que hacer nada, Partee hará el envío del registro de viajeros automáticamente. Si no es así y los vas a hacer tú, dispones de dos opciones para realizar el envío a la Policía.

La primera opción es realizar una grabación manual de los datos de tus huéspedes, lo cual significa que debes cubrir un formulario de la aplicación Webpol de la Policía con todos los datos del registro de tus viajeros.

La segunda opción es subir un fichero con los datos del registro de tus viajeros. La aplicación Webpol de la Policía admite tanto que este fichero contenga la información del registro de un único huésped, como la información de registro de viajeros de varios huéspedes, por ejemplo todos los de un día.

El detalle de como realizar el registro general de los huéspedes o viajeros de los establecimientos de hospedaje, y no solo de la parte de notificación a la Policía, viene descrito en la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio Sobre Libros-registro y Partes de Entrada de Viajeros en Establecimientos de Hostelería y otros análogos, que establece las siguientes obligaciones:

1. Generar un parte de entrada por cada huésped o viajero mayor de 16 años que se aloje en el establecimiento turístico.
2. El parte de entrada de viajeros, o comúnmente denominado parte de viajeros, debe corresponderse con el modelo de parte de entrada de viajeros de la Orden INT/1922/2003. Puedes descargarte el modelo en este enlace: descargar modelo de partes de viajero.
3. Tus huéspedes, o como los denomina la normativa, viajeros, deberán firmar obligatoriamente estos partes. Los cuales deberán estar numerados correlativamente, y deberás custodiar los partes en libros-registro de entre 100 y 500 hojas durante tres años.
4. Los establecimientos deberán comunicar a las dependencias policiales la información contenida en los partes de entrada de viajeros, dentro de las 24 horas siguientes a la entrada de los huéspedes, o viajeros, en el alojamiento, empleando cualquiera de los siguientes sistemas:
   • Presentando directamente o cursando por correo a la Comisaría de Policía dos copias de la hoja-registro, una de los cuales quedará en la dependencia policial y la otra, convenientemente sellada, se devolverá al establecimiento como acreditación del cumplimiento de su obligación. La remisión de las copias de las hojas-registro por correo únicamente podrá efectuarse en caso de establecimientos situados en municipios en que no existan dependencias policiales.
   • Transmitiendo mediante fax a la Comisaría de Policía la información contenida en las hojas-registro o un listado de dicha información, siempre que aquéllas cuenten con los medios de recepción idóneos y tengan capacidad funcional para ello.
   • Entregando directamente en las correspondientes dependencias policiales los soportes magnéticos que contengan la información requerida, siempre que tales dependencias estén dotadas de medios informáticos idóneos para su recepción y tratamiento.
   • Mediante transmisión de ficheros vía Internet al Centro de Proceso de Datos de la Dirección General de la Policía, es decir, a su aplicación Webpol o e-hotel, en la dirección https://webpol.policia.es/e-hotel, tal y como te hemos explicado.