El Real Decreto 933/2021 de registro documental e información en actividades de hospedaje modifica la normativa vigente hasta la fecha en términos de registro de huéspedes y comunicación a autoridades para todos los tipos de alojamientos o establecimientos turísticos en España, y por lo tanto, afecta a la información que debemos recabar y conservar de nuestros huéspedes durante el check-in.
El Real Decreto 933/2021 ha sido publicado en el BOE del 27 de octubre de 2021, con entrada en vigor a los 6 meses de su publicación. Por lo tanto, debes registrar a tus huéspedes conforme a la nueva normativa a partir del 27 de abril de 2022.
La nueva normativa, lejos de simplificar la operativa, la complica, ampliando considerablemente la cantidad de información de los huéspedes que hemos de registrar y conservar.
El nuevo RD 933/2021 establece también modificaciones a los deberes de comunicación a autoridades de la información relativa a reservas y huéspedes. Sin embargo, estas modificaciones se encuentran por desarrollar, y por lo tanto, las nuevas obligaciones sobre comunicación a autoridades entrarán en vigor a partir del 2 de enero de 2023.
Como ya sabrás, si usas Partee para gestionar el check-in de los huéspedes de tu alojamiento, en Partee seimpre nos hemos tomado muy en serio el cumplimiento de la normativa sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros, y por tal motivo hemos actualizado Partee para permitirte cumplir la nueva normativa a partir del primer día.
En este artículo te mostramos la información más relevante sobre la nueva normativa. Si eres un usuario actual de Partee, en un artículo posterior te indicamos algunas nuevas configuraciones que tendrás que realizar en tu cuenta y alojamientos actuales de Partee, para facilitar al máximo el cumplimiento. Si eres un nuevo usuario de Partee no te preocupes, Partee te guiará y solicitará todo lo necesario durante el registro y configuración de tus alojamientos.
Ámbito de aplicación
El RD 933/2021 es de aplicación a todas las personas físicas o jurídicas que ejerzan actividades de hospedaje, ya sea de modo profesional o no.
Por lo tanto, es de aplicación a propietarios y gestores de cualquier tipo de alojamiento turístico, ya sea un hotel, aparthotel, hostal, albergue, posada, casa rural, vivienda turística, apartamento turístico o cualquier otro tipo de establecimiento de hospedaje.
El RD 933/2021 define Actividad de Hospedaje como:
Las llevadas a cabo, de modo profesional o no, con la finalidad de proporcionar, a cambio de un precio, contraprestación o compensación, habitación o espacio para la pernoctación a las personas, con o sin otros servicios de carácter complementario. En todo caso, quedan incluidas en esta definición las siguientes actividades.
a) Las llevadas a cabo por establecimientos comerciales abiertos al público integrados en este sector conforme a la normativa dictada por la administración competente. Se incluyen dentro de este concepto los hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes, establecimientos de turismo rural o análogos.
b) Las realizadas por campings y zonas de estacionamiento de autocaravanas, cualquiera que sea su titularidad o régimen de uso, apartamentos, bungalows y otros alojamientos similares de carácter turístico.
c) Las de los operadores turísticos que presten servicios de intermediación entre las empresas dedicadas a la hospedería y los consumidores.
d) La actividad de las plataformas digitales dedicadas, a título oneroso o gratuito, a la intermediación en estas actividades a través de internet, presten o no el servicio subyacente objeto de mediación, siempre que ofrezcan servicios en España.
Por si quedaba alguna duda, el RD aclara que lo dispuesto en este real decreto será de aplicación en todo el territorio nacional a las actividades de hospedaje, sea cual fuere la modalidad, la personalidad del titular o el modelo de organización.
Firma de los partes de entrada
Con respecto a la firma de los partes de entrada para el uso de los servicios de hospedaje, el RD 933/2021 establece lo siguiente:
«Los partes de entrada para el uso de los servicios de hospedaje deberán ser firmados por toda persona mayor de catorce años que haga uso de los mismos, conforme al sistema y modelo que se establezca. En el caso de las personas menores de catorce años, sus datos serán proporcionados por la persona mayor de edad de la que vayan acompañados.«
La novedad, en general, es que debe registrarse a todos los huéspedes, y no solo los mayores de 14 años.
Obligaciones de registro documental
Según el Artículo 5, deberá llevarse un registro informático en el que consten los datos que se relaciones en el Anexo I, incluidos los datos de los menores de 14 años. Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio. Con respecto a este plazo de 3 años, indicar que la normativa anterior sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros obligaba a guardar los libros-registro durante un plazo de 3 años, con lo que el cambio, en referencia al plazo de custodia de la información de nuestros huéspedes, no es demasiado sustancial.
Debe prestarse atención a que el registro será informática, es decir, no valdrá con disponer de la información en partes impresos u otros soportes físicos.
Otro aspecto relevante de este artículo 5 es que la obligación de llevar un registro informático sólo se aplica a los sujeros obligados que ejerzan la actividad de manera profesional. En todo caso, Partee, tanto para los profesionales como para los no profesionales, facilitará el registro informático de la información de los huéspedes y las estancias que se recaben durante el check-in.
En mención a lo anterior, comentar que los sujetos obligados que ejerzan su actividad de manera no profesional, quedan exceptuados de las obligaciones de registro documental, pero no de las obligaciones de comunicación a autoridades.
Obligación de comunicación
Antes de comentar las obligaciones concretas relativas a la comunicación, creemos relevante destacar que se aplican tanto a sujetos obligados que ejerzan la actividad de hospedaje de modo profesional como los que no la ejercen de modo profesional, y que el mecanismo por el cual se realizarán estas comunicaciones se encuentran todavía por desarrollar, por lo que no entrarán en vigor hasta el 2 de enero de 2023.
Obligación de comunicación previa al inicio de actividad
Con carácter previo al inicio de actividad, los sujetos obligados deberán comunicar a las autoridades competentes los datos incluidos en los incisos 1 y 2 del apartado A), para aquellos propietarios o gestores que ejerzan la actividad de manera profesional, o del apartado B) para los que ejerzan la actividad de hospedaje de modo no profesional.
La comunicación anterior debe realizarse antes de 10 días a contar desde el cumplimiento de los trámites administrativos exigibles en cada caso para el desarrollo de la actividad de hospedaje. Además, deberá comunicarse la modificación de los datos notificados, en caso de producirse.
Las comuncaciones anteriores deberán realizarse obligatoriamente por procedimientos telemáticos, salvo los sujetos obligados que ejerzan su actividad de modo no profesional, que podrán realizarlas por medios no telemáticos, por el procedimiento que se determine.
Los datos de los incisos 1 y 2 son:
A) Para profesionales
1. Datos de la empresa arrendadora
a) Nombre o razón social del titular.
b) CIF o NIF.
c) Municipio.
d) Provincia.
e) Teléfono fijo y/o móvil.
f) Dirección de correo electrónico.
g) Web de la empresa.
h) Url para identificar el anuncio.
2. Datos del establecimiento
a) Tipo de establecimiento.
b) Denominación.
c) Dirección completa.
d) Código postal.
e) Localidad y provincia
B) Para no profesionales
1. Datos del titular del inmueble
a) Nombre.
b) Primer apellido.
c) Segundo apellido.
d) Sexo.
e) Numero de documento de identidad.
f) Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE).
g) Nacionalidad.
h) Fecha de nacimiento.
i) Teléfono fijo y/o móvil.
j) Correo electrónico.
2. Datos del inmueble
a) Dirección completa y código postal.
b) Localidad.
c) País.
d) Número de habitaciones.
e) Conexión a Internet (si/no).
Obligación de comunicación durante la actividad
En el transcurso de nuestra actividad de hospedaje, deberemos transmitir a las autoridades competentes los datos comprencidos en los incisos 3 y 4 de los apartados A), para profesionales, y B), para no profesionales, del Anexo I del RD 933/2021.
La comunicación ha de realizarse de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas, respectivamente, a partir de los siguientes momentos:
a) Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación.
b) Al inicio de los servicios contratados.
La interpretación literal de los anteriores párrafos del Real Decreto, nos lleva a la conclusión de que debemos comunicar las reservas en las 24 horas siguientes a producirse, las cancelaciones o anulaciones, en las 24 horas siguientes a producirse, así como comunicar los datos cada vez que se produce una entrada en nuestro alojamiento.
Puesto que la norma está por desarrollar, se espera que los desarrollos posteriores aclaren qué datos han de comunicarse para cada evento anterior, así como quiénes han de comunicarlo.
Los datos a comunicar, detallados en los incisos 3 y 4 del Anexo I son:
A) Para profesionales
3. Datos de los viajeros
a) Nombre.
b) Primer apellido.
c) Segundo apellido.
d) Sexo.
e) Numero de documento de identidad.
f) Número de soporte del documento.
g) Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE).
h) Nacionalidad.
i) Fecha de nacimiento.
j) Lugar de residencia habitual.
– Dirección completa.
– Localidad.
– País.
k) Teléfono fijo.
l) Teléfono móvil.
m) Correo electrónico.
n) Número de viajeros.
o) Relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de que alguno sea menor de edad).
4. Datos de la transacción
a) Datos del contrato.
– Número de referencia.
– Fecha.
– Firmas.
b) Datos de la ejecución del contrato.
– Fecha y hora de entrada.
– Fecha y hora de salida.
c) Datos del inmueble.
– Dirección completa.
– Número de habitaciones.
– Conexión a Internet (si/no).
d) Datos del pago.
– Tipo (efectivo, tarjeta de crédito, plataforma de pago, transferencia…).
– Identificación del medio de pago: tipo de tarjeta y número, IBAN cuenta bancaria, solución de pago por móvil, otros.
– Titular del medio de pago
– Fecha de caducidad de la tarjeta.
– Fecha del pago.
B) Para no profesionales
3. Datos de los viajeros
a) Nombre.
b) Primer apellido.
c) Segundo apellido.
d) Sexo.
e) Numero de documento de identidad.
f) Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE).
g) Nacionalidad.
h) Fecha de nacimiento.
i) Lugar de residencia habitual.
– Dirección completa.
– Localidad.
– País.
j) Teléfono fijo.
k) Teléfono móvil.
l) Correo electrónico.
m) Número de viajeros.
n) Relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de que alguno sea menor de edad).
4. Datos de la transacción
a) Datos del contrato.
– Número de referencia.
– Fecha.
– Firmas.
b) Datos de la ejecución del contrato.
– Fecha de y hora de entrada.
– Fecha y hora de salida.
c) Datos del pago.
– Tipo (efectivo, tarjeta de crédito, plataforma de pago, transferencia…).
– Identificación del medio de pago: tipo de tarjeta y número, IBAN cuenta bancaria, solución de pago por móvil, otros.
– Titular del medio de pago.
– Fecha de caducidad de la tarjeta.
– Fecha del pago.
Infracciones y sanciones
Se considerarán infracciones graves, en relación con el artículo 36.20 de la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, las siguientes:
a) La carencia de los registros documentales previstos en este real decreto.
b) La omisión de las comunicaciones obligatorias.
Se considerarán infracciones leves, en relación con el artículo 37.9 de la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, las siguientes:
Las irregularidades o deficiencias en la cumplimentación de los registros previstos en este real decreto.
b) La realización de las comunicaciones obligatorias fuera del plazo establecido.
4. La responsabilidad por las infracciones cometidas recaerá directamente en los sujetos obligados que sean autores del hecho en que consista la infracción.
¿Qué sucede con la normativa anterior al RD 933/2021?
Dado que el Real Decreto 933/2021 todavía presenta numerosas partes por desarrollar, como por ejemplo todo lo referente a la comunicación a las autoridades de los datos de los huéspedes, en su Disposición derogatoria única establece que «En tanto no se produzca el desarrollo de este real decreto, la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos, mantendrán su vigencia en lo que no contravengan su contenido».
Por lo tanto, y a falta del desarrollo normativo, todavía será necesario realizar el envío de los datos de los huéspedes al cuerpo policial correspondiente al municipio en el que se encuentre el alojamiento, en concreto a la Guardia Civil (Hospederías), Mossos d’squadra, Ertzaintza o Policía Nacional (Webpol), dentro de las 24 horas siguientes a la entrada de los huéspedes en el alojamiento.
Con respecto a la creación de partes de viajeros o fichas policiales, su firma, su numeración correlativa, y su custodia durante 3 años en forma de libros-registro y partes de entrada de viajeros, no queda claro si alguna de estas obligaciones contradice lo establecido en el RD 933/2021, por lo que, al menos para sujetos obligados que ejerzan su actividad de modo profesional, la recomendación del equipo de Partee es que se sigan realizando dichas tareas, al menos hasta que exista un desarrollo normativo, o alguna circular aclaratoria.
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