Organiza los partes de viajeros

Ya gestiones un hotel, un hostal o una pequeña vivienda de uso turístico, cada que realizas un check-in, Partee genera los partes de entrada de viajeros (fichas policiales), notifica automáticamente a Policía Nacional, Guardia Civil, Mossos o Ertzaintza, se guarda una copia de los partes de entrada de viajeros en sus servidores en la nube, y envía a tu correo electrónico cada uno de los partes de viajeros que ha generado. 

Para facilitarte la gestión de los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, en el caso en el que recibas más de un viajero, recibirás un único fichero PDF con el parte de entrada de cada viajero en cada una de los páginas del PDF.

Recuerda que en virtud de la normativa de partes de entrada de viajeros y libros-registro, deberás custodiar los partes de entrada de viajeros durante tres años, y agruparlos por libros-registro de entre 100 y 500 partes. Aunque Partee almacena tus partes de entrada de viajeros en sus servidores, para que los tengas siempre a tu disposición, te recomendamos que tú los gestiones de modo organizado, para que estés muy bien preparado si sufres una inspección. 

En concreto te recomendamos que los guardes de modo organizado en tu ordenador, tablet o móvil, que realices copias de  seguridad regularmente, ya sea en discos duros o en servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, OneDrive, Dropbox, Mega u otros, y que además los tengas fácilmente organizados en tu aplicación de correo electrónico. 

A día de hoy, todavía muchas inspecciones requieren revisar los partes de viajeros o fichas policiales en papel, por lo que si este es tu caso, podrás imprimir el PDF e ir archivándolo en archivos de entre 100 y 500 hojas. Estos serán tus libros-registro. 

Propuesta de organización de partes de viajeros en carpetas

Por cada establecimiento turístico que poseas o gestiones, cuando crees una cuenta en Partee, cuando des de alta el alojamiento en Partee, o cuando crees tu primer parte de entrada de viajeros con nosotros, crea una carpeta en tu ordenador, tablet o smartphone, de nombre Partes de Viajeros. Dentro de esta carpeta crea una subcarpeta de nombre libro 1, en donde almacenarás los partes de entrada de viajeros pertenecientes al libro 1. Como ya te hemos comentado, el número de partes de viajeros por libro tiene que estar entre 100 y 500, así que el número exacto lo decides tú. En nuestra opinión, si creas menos de 500 partes de viajeros cada 3 años, guarda todos los partes de viajeros de esos 3 años en un solo libro.

Posteriormente, cada vez que recibas un parte de viajeros de Partee, descárgalo a esta carpeta. Para facilitar tu gestión, Partee nombre los partes de viajeros con la estructura partee_num.pdf, siendo num el número de parte del primer parte del fichero PDF de partes, de modo que éstos quedan perfectamente ordenados y localizados en la carpeta, lo que te facilita incluso beneficiarte de las herramientas de búsqueda de archivos de los sistemas operativos actuales.

Cada 3 años, o cuando pases de 500 partes de viajeros, crea otra carpeta de nombre libro 2. Recuerda no mezclar los partes de los distintos alojamientos o establecimientos turísticos que poseas o gestiones, aunque si te equivocas algún día no te preocupes por que te darás cuenta fácilmente por la numeración de los partes.  Como ya te hemos comentado, en el caso de que un fichero de partes en PDF contenga el parte de más de un viajero, el número de parte que aparecerá en el nombre será el número de parte de entrada de viajeros correspondiente al primer viajero.

Haz copias de seguridad de esta carpeta de modo regular. Puedes optar por la solución que prefieras: copiar los partes a otro disco duro, memoria USB o tarjeta de memoria, o emplear algún sistema de almacenamiento en la nube como Google Drive, OneDrive, Dropbox o Mega. En esta último caso, si la carpeta partes de viajeros la creas dentro de la carpeta local sincronizada con estos servicios, en cuanto guardes el parte de viajeros, automáticamente será subido a la nube, con lo que no tendrás que hacer nada más. Si observas, la imagen anterior ha sido tomada de un equipo que usa tres servicios de almacenamiento en la nube: OneDrive, Dropbox y Mega, con lo que si la carpeta partes de viajeros hubiese estado dentro de alguna de estas carpetas, los partes de viajeros se sincronizarían con el almacenamiento en la nube automáticamente.

Propuesta de organización de partes de viajeros en el correo electrónico

Además de gestionar, custodiar y salvaguardar tus partes de viajeros en carpetas, como te acabamos de sugerir, te recomendamos que tengas bien organizados tus correos electrónicos en tu aplicación de correo. Esto te ahorrará tiempo y te ayudará en el caso de una inspección. Cada cliente de correo posee sus propias opciones de creación de filtros y organización, por lo que no podemos darte una sugerencia para cada uno de ellos, por lo que te haremos una recomendación basada en  Gmail, que seguro podrás extrapolar a tu cliente de correo.

Su usas Gmail, te recomendamos que crees una etiqueta de nombre partee o partes de viajeros,  y un filtro asociado a esta etiqueta, para que Gmail asigne esta etiqueta automáticamente a todos los partes de viajeros que recibas de partee, y así, simplemente tecleando la etiqueta en la barra de búsqueda, aparecerán todos tos partes de viajeros perfectamente ordenados, como muestra la siguiente imagen.

Para crear una etiqueta, puedes seguir los pasos que el propio equipo de Google publica en esta guía, y una vez que tengas la etiqueta creada, sigue estas instrucciones para crear un filtro personalizado para esa etiqueta. En concreto, cuando crees el filtro, puedes optar por asignar filtrar por «De» igual a partee@partee.es, por «Asunto» igual a Nuevo parte de viajeros, o incluso ambos, como muestra la siguiente imagen.

Esperamos que te hayan servido estas recomendaciones.