libros-registro y partes de entrada de viajeros

Ya se trate de un hotel, un hostal, o simplemente una vivienda o apartamento turístico, los establecimientos de hospedaje o alojamientos, están obligados a crear un libro-registro formado por los partes de viajeros que vayan creando. En este artículo no solo repasamos las obligaciones legales en cuanto a libros-registro y partes de entrada de viajeros, si no que hacemos una serie de recomendaciones y aclaraciones que serán de tu interés.

Las obligaciones en cuanto a libros-registro y partes de entrada de viajeros vienen detalladas en la Orden INT/1922/2003 de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros, y son las siguientes:

Los partes de entrada de viajeros deben ajustarse al modelo señalado en el Anexo de la citada orden. Puedes descargártelo directamente en este enlace.

Por lo tanto, si deseas cumplir con la orden estrictamente no deberías usar un modelo de parte diferente, aunque bien es cierto que existen hoteles que emplean un modelo de parte de viajeros no estándar con el beneplácito de las autoridades competentes en la materia, a saber Policía Nacional (webpol), Guardia Civil (hospederías), Ertzaintza (registro hotelero) y Mossos (registro de establecimientos de hospedaje.

Los alojamientos turísticos (recuerda, hoteles, hostales, casas rurales, viviendas de uso turístico, apartamentos turísticos y los muchos otros tipos de establecimientos de hospederías existentes) podrán cumplimentar los impresos de partes de entrada por procedimientos manuales o por procedimientos informáticos.

Esto supone que puedes imprimir los partes de viajeros y luego cubrirlos en papel con los datos de tus huéspedes durante el registro, o que puedes cubrir los partes de viajeros con un ordenador personal, un teléfono móvil o una táblet, haciendo uso por ejemplo de aplicaciones informáticas como Partee. Sobre si cubrir los partes de viajeros en formato electrónico y luego imprimirlos o no, te damos nuestra opinión más adelante en este artículo.

El viajero deberá firmar dicho parte de manera inexcusable.

Esta obligación, a pesar de parecer la más clara de todas, es a su vez una de las que más confusión genera. Por un lado, queda claro que todos los partes de viajeros deben estar firmados por los huéspedes de tu alojamiento o establecimiento turístico. Por otro lado, mucha gente malinterpreta la obligación de manera involuntaria, puesto que no es consciente de que en el marco legal actual existen dos tipos de firmas válidas: la firma manuscrita en papel, y la firma electrónica. Por lo tanto, los partes de entrada de viajeros deben estar firmados, ya sea manuscritamente en papel, o firmados electrónicamente con algún sistema de firma electrónica válido, como por ejemplo la firma avanzada construida a partir de una firma biométrica, es decir, la firma con el dedo o con un puntero sobre la pantalla de un teléfono móvil, una táblet o un pad de firma.

Hasta aquí todo claro, ¿no?, podemos crear y firmar los partes de viajeros en papel o en electrónico, empleando por ejemplo la aplicación de registro de huéspedes Partee. Sigamos con las demás obligaciones.

Una vez cumplimentado y firmado el impreso, quedará en el establecimiento a efectos de confección de un libro-registro, ordenándose de forma correlativa y constituyendo libros o cuadernos que integrarán un mínimo de 100 hojas y un máximo de 500.

Varias obligaciones se derivan de este párrafo. La primera es que debemos numerar los partes de viajeros de modo correlativo. La Orden no indica si debemos numerar el primer parte de huéspedes con el número 0, el número 1 u otro número. Por lo tanto, puedes comenzar por el número que quieras, siempre que sigas una numeración correlativa.

La segunda obligación es que debes almacenar los partes en lotes (libros o cuadernos literalmente), siguiendo el orden correlativo anterior.

La tercera es que cada libro debe contener un mínimo de 100 partes de viajeros y un máximo de 500 partes. Nuestra recomendación sobre el número de partes de viajeros de cada libro-registro es que no te fijes un valor, si no que generes un libro-registro cada año. Si tu alojamiento turístico es pequeño, por ejemplo una vivienda de uso turístico o un apartamento turístico, y no llegas a los 100 partes de viajeros al año, crea un libro-registro cada dos o tres años.

Una duda muy razonable que surge es, “si creo los partes de viajeros en formato electrónico, por ejemplo con una aplicación de registro de huéspedes como Partee, ¿debo imprimirlos para confeccionar los libros-registro en papel?” Esta duda es muy entendible, y de hecho está sin resolver, y aunque nuestra interpretación es que sería totalmente válido un libro-registro electrónico, con los partes de viajeros en formato PDF por ejemplo, recomendamos que consultes a tu Comisaría o Cuartel del que dependa tu establecimiento. Esta recomendación, por supuesto, la extendemos a cualquier aspecto de la normativa.

La duda surge de la frase: “Una vez cumplimentado y firmado el impreso …“. Desde nuestro punto de vista, la palabra “impreso” en esta Orden es sinónimo de “formulario“, puesto que, como ya hemos indicado, la propia Orden establece que:

Los establecimientos de hospedaje podrán cumplimentar los impresos de partes de entrada por procedimientos manuales o por procedimientos informáticos.

Y estaremos todos de acuerdo en que un impreso en papel no puede cumplimentarse por procedimientos informáticos.

El otro motivo para considerar que los libros-registro deben estar obligatoriamente conformados por el conjunto de partes de viajeros en papel, y no en formato electrónico, se deriva de las siguientes palabras “libros o cuadernos“. Inconscientemente nos hacen pensar en libros y cuadernos físicos, y a fecha de publicación de la citada Orden Ministerial, 2003, eran los únicos tipos de libros existentes, pero a día de hoy, los libros electrónicos son ya un objeto cotidiano de nuestras vidas y la de nuestros hijos en las escuelas, y además mucho más ecológico que los libros en papel.

Por lo tanto, podría interpretarse que un libro-registro sería totalmente válido en formato electrónico, por ejemplo una carpeta almacenada en una memoria USB con los partes de viajeros en formato PDF ordenados de forma correlativa. En todo caso, reiteramos, consulta a tu Comisaría o Cuartel, y si tienes dudas imprime los partes y guarda tus libros-registro en papel, aunque no sea muy ecológico.

El libro-registro del establecimiento de que se trate constituido conforme a lo previsto en el párrafo anterior, estará en todo momento a disposición de los miembros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad con competencia en la materia, quedando los establecimientos obligados a exhibirlo cuando a ello sean requeridos.

Por lo tanto, los libros-registro deben estar a mano para poder mostrarlo a las autoridades competentes cuando te inspeccionen.

Los establecimientos deberán conservar los libros-registro durante el plazo de tres años, a contar desde la fecha de la última de las hojas registro que los integran.

Por lo tanto, si conformas un libro-registro con todos los partes de viajero de un solo año, por ejemplo el del año 2018 debes almacenarlo los años 2019, 2020 y 2021. El 1 de enero de 2022 puedes destruir el libro-registro.

Hasta aquí lo referente a los libros-registro. En lo que respecta a los partes de viajeros, u hojas registro, simplemente te queda con cumplir con la obligación de remitir la información que contiene al cuerpo policial correspondiente a tu alojamiento turístico, dentro de las 24 horas siguientes a la entrada de los huéspedes en el alojamiento.

El cuerpo policial correspondiente depende del municipio en el que se encuentre el alojamiento, según lo siguiente:

Sin embargo, recuerda que si tú creas los partes de viajeros y te encargas de hacer el envío al cuerpo policial correspondiente estarás incurriendo en un exceso de trabajo innecesario, además de un gran riesgo de equivocarte y cumplir con la normativa. Nuestra recomendación es que uses la APP Partee, que te permitirá crear los partes de viajeros en un abrir y cerrar de ojos, y hará el envío automático al cuerpo policial correspondiente sin que tengas que hacer nada.