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Documentación

A continuación te mostramos un completo índice de video tutoriales, y guías de uso en forma de infografías, artículos y documentos más relevantes sobre las principales funcionalidades de Partee. Te recomendamos que visualices los video tutoriales y leas todas las guías de uso, ya que son muy rápidos de leer, y aprenderás todo lo necesario para aprovechar Partee al máximo, ahorrándote mucho tiempo y quebraderos de cabeza durante tus check-in. Si eres nuevo en Partee, te recomendamos la lectura en orden.

Descripción general de la aplicación Partee

En el video del final de esta sección repasamos el acceso a las funcionalidades principales de la aplicación Partee, para que tengas una idea rápida pero en profundidad de cómo Partee puede ayudarte a realizar el registro de tus huéspedes de un modo profesional, ágil y cómodo, tanto para ti como para tus huéspedes. Sin duda, visualizar este video es el mejor modo de empezar a usar Partee!

Ya sea en la modalidad de check-in presencial o en la modalidad de check-in online o pre-checkin, Partee te permitirá ahorrar tiempo y prestar un mejor servicio a tus huéspedes.

En el video te mostraremos las siguientes opciones de Partee:

  • Creación de un check-in presencial con lectura automática de documentos
  • Grabación de una reserva y envío de un enlace de check-in online al responsable de la reserva
  • Seguimiento de los huéspedes que cubren el enlace de check-in online
  • Confirmación de la entrada de los huéspedes para que Partee genere los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, y haga el envío a la autoridad competente que te corresponda, ya sea SES.HOSPEDAJES (Ministerio del Interior), Hospederías (Guardia Civil), Webpol o e-hotel (Policía Nacional), Mossos d’squadra o Ertzaintza.
  • Revisar los datos que cubren los huéspedes en el check-in online
  • Activación y envío del enlace de check-in online universal
  • Descarga de copias de partes de viajeros y contratos
  • Descarga de fichero csv para Excel con los datos de reservas y huéspedes
  • Vista de «Mis Reservas»
  • Importación de calendarios iCal
  • Acceso a la creación de alojamientos en Partee
  • Acceso a la formalización de la suscripción de Partee
  • Descarga de facturas
  • Cambio de datos administrativos y contraseñas
https://youtu.be/xcmYoLHL8qE?rel=0
 

 

Check-in Presencial de Partee

Mientras el check-in online de Partee es el modo en el que los huéspedes cubren los datos del parte y firman en sus propios dispositivos móviles, preferiblemente antes de viajar, el check-in presencial de Partee es el modo que debemos usar si queremos registrar a los huéspedes a su llegada. El proceso es muy sencillo:

  1. Les solicitamos sus documentos de identificación o pasaportes.
  2. Usamos la cámara del móvil o táblet, o un escáner conectado a nuestro ordenador, para que Partee extraiga los datos personales del huésped automáticamente.
  3. Pedimos al huésped que firme sobre la pantalla del teléfono o táblet, o sobre una tableta gráfica en el caso de un ordenador.
  4. Pulsamos el botón «Crear Parte» de Partee, para que Partee genere los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, opcionalmente el contrato, documento de admisión u hoja de información, y haga el envío en ese mismo momento y de modo automático al cuerpo policial al que reportes.

En este enlace podrás descargarte instrucciones sobre cómo realizar el check-in presencial de huéspedes con Partee, con capturas de pantalla.

Aplicaciones de Partee

Existen dos aplicaciones de Partee: Partee estándard (o simplemente Partee) y Partee-µ (Partee Micro). Mientras Partee estándard es la versión completa de Partee, Partee-µ (Partee Micro) es una versión reducida de la aplicación Partee, que hemos desarrollado para mejorar la lectura de documentos de identidad y pasaportes de huéspedes durante check-ins presenciales en teléfonos y táblets Android.

Aplicación Partee Estándard

Partee estándard es la aplicación web Partee, que podrás usar desde cualquier navegador web (Chrome, Safari, Edge, etc.) de cualquier móvil, táblet u ordenador personal, simplemente accediendo a la dirección www.app.partee.es.

Con Partee estándard tendrás acceso a toda la funcionalidad de Partee, con lo que sí o sí deberás usarla. Como te hemos comentado anteriormente, puedes usarla desde ordenadores personales, teléfonos móviles iPhone y Android, y tablets iPad o Android, e incluso desde todos ellos a la vez, por lo que tú o tu equipo no tendréis que elegir.

Aplicación Partee Estándard en ordenadores

Disfruta de la comodidad de una pantalla grande, el teclado y el ratón, y usa Partee desde ordenadores personales. Para ello, simplemente debes abrir tu navegador web preferido y acceder a la dirección www.app.partee.es.

Aplicación Partee Estándard en iPhone y iPad

Si vas a usar Partee desde un iPhone o un iPad, deberás usar Partee Estándard. Para ello, abre Safari, Chrome, o tu navegador favorito, y acude a www.app.partee.es. Si lo ptrefieres, puedes instalarla, siguiendo las sencillas instrucciones de esta guía: Instalación en iPhone y iPad

Aplicación Partee en dispositivos Android

Si vas a usar Partee en teléfonos o tablets Android, abre Chrome, o tu navegador favorito, y acude a www.app.partee.es. Si lo ptrefieres, te puedes instalar Partee Estándard desde la Play Store desde cualquiera de estos dos enlaces: 

Si vas a realizar registros presenciales con Partee, te recomendamos que uses Partee estándard para tu operativa habitual (configuraciones, check-in online, reservas, descarga de partes pasados o historial de datos, etc.), y uses Partee-µ (Partee Micro) para realizar registros presenciales.  Por supuesto puedes tener las dos aplicaciones de Partee en un mismo dispositivo, todos nuestros usuarios lo hacen.

Aplicación Partee-µ (Partee Micro)

Como hemos comentado, para la gran mayoría de dispositivos Android, recomendamos usar Partee-µ (Partee Micro) para realizar los registros presenciales, puesto que en general dispone de una mejor ingeniería de escáner de documentos de identidad y pasaportes.

Puedes descargarte Partee-µ (Partee Micro) desde este enlace a la Play Store:

Check-in online por reserva o entrada de Partee

El check-in online es la modalidad que Partee te ofrece para que tus huéspedes puedan cubrir y firmar el parte de viajeros o ficha policial antes de viajar, y así reducir los tiempos de espera en la llegada. Existen dos modalidades de check-in online en Partee:

  • Check-in online por reserva.
  • Check-in online universal.

En el check-in online por reserva, Partee genera un enlace diferente para cada reserva, mientras que en el check-in online universal el enlace es único para cada alojamiento de Partee, y por lo tanto, si te decantas por esta opción, cualquier huésped que pulse sobre este enlace podrá cubrir los datos de su check-in y firmar, independientemente de su reserva.

El proceso es el siguiente:

  1. Se genera el enlace de check-in online para una entrada en Partee (Existen varias opciones para hacerlo)
  2. Se envía el enlace de check-in online a los huéspedes (Por e-mail, por WhatsApp, copiándolo y pegándolo en Booking, en Airbnb o en un chat, por ejemplo, etc.)
  3. Los huéspedes pulsan en el enlace de check-in online, cubren y firman
  4. El día de la entrada, o como muy tarde al día siguiente, se generan los partes de entrada de viajeros, o fichas policiales, y se realiza el envío al cuerpo policial correspondiente. 

La generación de los partes de viajeros y el envío a SES.HOSPEDAJES (Ministerio del Interior), Hospederías (Guardia Civil), Webpol (Policía Nacional), los Mossos d’squadra o la Ertzaintza, siempre lo realiza Partee automáticamente, y en terminología Partee le denominamos «Finalizar un check-in online«. Sin embargo existen dos modalidades:

1 – Tú confirmas a Partee la entrada de los huéspedes, para que Partee finalice el check-in online, es decir,  genere los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, y haga el envío a SES.HOSPEDAJES (Ministerio del Interior), Hospederías (Guardia Civil), Webpol (Policía Nacional), los Mossos d’squadra o la Ertzaintza.

2 – Tienes activado el «Robot de Finalización Automático de Partee», y por lo tanto ya no hace falta que confirmes la entrada, Partee, todos los días finalizará los check-in online, es decir,  generará los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, y hará el envío a SES.HOSPEDAJES (Ministerio del Interior), Hospederías (Guardia Civil), Webpol (Policía Nacional), los Mossos d’squadra o la Ertzaintza.

Existen varias opciones de generación de los enlaces de check-in online por reserva en Partee. Puede ser totalmente automática, importando los calendarios iCal o mediante integración vía API, o puedes indicarle tú a Partee que tienes una reserva y quieres generar y enviar el enlace de check-in online.

Para hacer llegar el enlace de check-in online a tus huéspedes puedes optar por varias opciones. Puede hacerlo Partee, enviando un e-mail multi-idioma a la dirección de correo electrónico del responsable de la reserva, de estar disponible, o puedes hacerlo tú, compartiéndoselo por WhatsApp, copiándolo en un chat, en Booking, en Airbnb, o en cualquier otro sistema.

En el siguiente video te enseñamos a:

  1. Generar enlaces de check-in online sin grabar la reserva en Partee
  2. Generar enlaces de check-in online grabando la reserva en Partee (opción recomendada)
  3. Enviar y reenviar enlaces de check-in online
  4. Comprobar y/o corregir los datos de los huéspedes que realizan su check-in online
  5. Finalizar, es decir, indicar a Partee que ya puede generar los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, y realizar el envío a SES.HOSPEDAJES (Ministerio del Interior), Hospederías (Guardia Civil), Webpol (Policía Nacional), los Mossos d’squadra o la Ertzaintza.
https://youtu.be/c7EhL4XPSIg

En este enlace podrás descargarte instrucciones muy detalladas sobre la funcionalidad de check-in online de Partee en todas sus modalidades. Su lectura es muy recomendada.

Check-in online universal de Partee

Como comentamos en la anterior sección, el check-in online es la modalidad que Partee te ofrece para que tus huéspedes puedan cubrir y firmar el parte de entrada viajeros o ficha policial ellos mismos, antes de viajar, y así reducir los tiempos de espera en la llegada. Existen dos modalidades de check-in online en Partee: Check-in online por reserva y Check-in online universal.

La diferencia entre ellos es que en el check-in online por reserva, Partee genera un enlace distinto por cada una de tus reservas, mientras que en el check-in online universal el enlace no varía, y es el mismo siempre para cada alojamiento (hotel, hostal, casa rural, vivienda turística, etc.) configurado en Partee, y por lo tanto, si te decantas por esta opción, cualquier huésped que pulse sobre este enlace podrá cubrir los datos de su check-in y firmar, independientemente de su reserva.

Al ser el enlace de check-in online universal un enlace común para todas las reservas, Partee le pedirá a los huéspedes que introduzcan el código o número de reserva, así como la fecha de check-in y de check-out, para poder agrupar a todos los huéspedes de una misma reserva.

Para hacer llegar el enlace de check-in online a tus huéspedes puedes optar por incorporarlo de manera permanente al mensaje de confirmación de reserva de Booking, o de cualquier OTA o Channel que utilices, aunque también puedes enviárselo por WhatsApp, por e-mail o por cualquier otro método.

En el video del final de esta sección:

  • Te enseñamos a activar el enlace de check-in online universal.
  • Te sugerimos que lo integres en el mensaje de confirmación de reserva de Booking, Airbnb, o la OTA o Channel que uses, o que se lo envíes al huésped por WhatsApp u otro medio.
  • Te enseñamos cómo el huésped introduce sus datos y firma.
  • Te indicamos qué sucede cuando un huésped cubre un check-in online,
  • Te mostramos cómo puedes ver los datos introducidos, corregir valores o eliminar huéspedes que finalmente no se presentan.
  • Te mostramos cómo puedes confirmar la entrada en Partee para que Partee genere los partes de viajeros y realice el envío al cuerpo policial que te corresponda.
https://youtu.be/ACptix522oo

En este enlace podrás descargarte instrucciones sobre cómo usar el check-in online universal de huéspedes con Partee en formato infografía.

Gestión de reservas en Partee

Recomendamos a todos los usuarios de Partee que importen sus reservas a Partee, puesto que es el modo más cómodo y productivo de organizar los registros para las próximas entradas. Además, si tu alojamiento reporta a la aplicación SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior, Partee te obligará a disponer de una reserva en Partee para cada alojamiento, puesto que el Ministerio del Interior exige enviar datos de la reserva.

Hay muchos modos de importar las reservas en Partee: mediante calendarios iCal, mediante integración directa con PMSs o Channels, mediante el enlace de check-in online universal de Partee o grabándolas directamente en Partee.

Desde la vista de reservas podrás:

  • Comprobar si tus huéspedes han cubierto el check-in online antes de llegar.
  • Enviar un recordatorio con el enlace de check-in online a los huéspedes que todavía no han cubierto el check-in online, ya sea por e-mail multi-idioma, por WhatsApp o copiando y pegando el enlace en Booking, Airbnb o en cualquier sistema.
  • Revisar los datos de los huéspedes antes de que lleguen.
  • Confirmar a Partee que han llegado, para que Partee cree los partes de entrada de viajeros, o fichas policiales, opcionalmente los contratos o documentos de admisión u hoja de información, y realice el envío al cuerpo policial correspondiente.

En este video te enseñamos a realizar todas estas acciones:

https://youtu.be/KAhqtfqkc5k

En este enlace podrás descargarte instrucciones sobre cómo gestionar los registros de huéspedes para tus reservas en Partee en formato infografía.

Real Decreto 933/2021 y SES.HOSPEDAJES

Como sabés, en abril de 2021 ha entrado en vigor el Real Decreto 933/2021 que establece una nueva normativa para el registr de huéspedes y notificación a autoridades. 

Por supuesto, Partee ha sido el primer sistema de gestión de alojamientos turísticos en España en adaptarse a la nueva normativa.

Para estar informado sobre la nueva normativa, sobre el registro en la aplicación SES.HOSPEDAJES, sobre qué configuraciones realizar en Partee, y sobre cómo enviar los datos de los huéspedes y de las reservas a SES.HOSPEDAJES, consulta los siguientes artículos de nuestro blog:

Contrato o tarjeta de admisión

Una vez que se realiza el registro de huéspede con Partee, Partee automáticamente generará el parte de entrada de viajeros, o ficha policial, para cada uno de ellos. Además, opcionalmente, Partee generará un documento adicional, con información sobre la reserva y con la serie de cláusulas que tú hayas establecido en la configuración de cada uno de tus alojamientos.
 
Como hemos indicado, ésta es una opción en Partee, por lo que puedes optar por configurarla o no, y una vez configurada puedes decidir para cada reserva si Partee debe generar este documento o no.
 
A continuación te indicamos cómo se configura y usa esta funcionalidad de Partee. Además, disponemos para ti de una guía de uso específica, que puedes consultar pulsando en este enlace.
 
Para que se genera la tarjeta de admisión, uno de los huéspedes debe seleccionarse a sí mismo como titular o responsable de la reserva durante el check-in online. Si no lo hace, Partee no sabe qué huésped será el firmante de la tarjeta de admisión, y en este caso espera que vosotros se lo digáis.
 
Para ello, debéis editar al huésped responsable de la reserva y seleccionarlo como «firmante de la tarjeta de admisión». 
 
¿Cómo saber si algún huésped se ha seleccionado como firmante de la tarjeta de admisión? Muy sencillo, en el proceso de finalización de un check-in online, justo antes de pulsar el botón Crear Parte, Partee muestra para cada firmante si será el firmante de la tarjeta de admisión o no, para que podáis visualizarlo rápidamente.
 

Configuración de la tarjeta de admisión

​En primer lugar desde activar la tarjeta de admisión, lo cual se realiza rellenando el campo «título del documento» en la configuración de tu alojamiento. Ésto lo puedes realizar cuando das de alta cada uno de tus alojamientos en Partee, o, si ya están configurados, pulsando el botón «Editar alojamiento» de la pestaña «Configuración» de Partee estándar.
 
Una vez en esta sección, debes marcar la casill «Configurar Tarjeta de Admisión». Una vez lo hayas hecho, Partee te mostrará 5 nuevos campos, los cuales te describimos a continuación:
¿Quién lo firmará?
En este campo podrás elegir entre una de dos opciones: «Sólo el responsable de la reserva» o «Todos los huéspedes». En el primer caso, Partee sólo generará un contrato para cada reserva, firmado por el responsable de la misma, por lo que ésta es la opción recomendada. En el segundo caso, Partee generará un contrato por cada huésped de la reserva, lo cual no suele ser habitual y no es la opción recomendada.
 
Título del documento
En este campo deberás introducir el título del documento. Partee insertará este valor como título en la parte superior de cada página del documento que se genere para cada reserva. Nuestros usuarios suelen usar como títulos «Contrato», «Condiciones de la estancia», «Documento de Admisón», u «Hoja de Información», por ejemplo. Este campo es obligatorio, y si no insertas nada, la funcionalidad de Tarjeta de Admisión no estará activada.
Cláusulas/Observaciones
En este campo deberás introducir las cláusulas que quieras que los huéspedes acepten, y que Partee inserte automáticamente en el documento generado, que por supuesto estará firmado por el huésped. Dispones únicamente de 3.000 caracteres, por lo que debes ser conciso en la redacción.
 
Durante el check-in online Partee mostrará estas cláusulas a todos los huéspedes, y le obligará a marcar la casilla que indica que ha leído y acepta estas cláusulas.
 
El documento será generado por Partee en formato PDF, con lo que debes tener precaución al introducir estas observaciones o cláusulas en Partee. Si las copias y pegas desde páginas webs o aplicaciones como Microsoft Word, podrán estar incluyendo caracteres especiales «no visibles» de estas aplicaciones, que impedirán posteriormente crear el documento en formato PDF, con lo que te recomendamos escribir estas cláusulas directamente en Partee, en vez de copiar y pegar. Si aún así quieres copiar y pegar, te recomendamos que pegues la información con la opción «Pegar como texto plano», para evitar introducir estos caracteres.
Teléfono del establecimiento

Si quieres que Partee inserte un teléfono de contacto en el documento, puedes insertarlo en este campo.

Denominación Social / Nombre
Partee insertará este texto en el pie de página de cada hoja del documento.
 
Una vez rellenados los campos anteriores, pulsa el botón «Guardar» para que los cambios se actualicen en Partee y se haya activado la funcionalidad. 
 
Te enseñamos a continuación como hacer que Partee genere este documento para cada reserva.
 
Crear la tarjeta de admisión en check-ins online 
​
Si tienes activada la funcionalidad, Partee mostrará estas cláusulas a todos los huéspedes que cubran y firmen su check-in online, y les obligará a marcar la casilla que indica que ha leído y acepta estas cláusulas.
 
Si has seleccionado la opción de que sólo el titular de la reserva sea el firmante de la tarjeta de admisión, que es la opción recomendada, una vez que se «finalice» el check-in online, es decir, que el día de la entrada se confirme la entrada de los huéspedes en el alojamiento, Partee generará los partes de entrada de viajeros y la tarjeta de admisión (con el título y cláusulas que hayas establecido) firmado por el responsable de la reserva. 
 
Para que ésto suceda, uno de los huéspedes debe haberse seleccionado como «responsable de la reserva». Si ninguno de los huéspedes se ha seleccionado como «responsable de la reserva», entonces deberás indicárselo tú a Partee, ya que en caso contrario Partee no generará este documento para esa reserva.
 
Para ello, ya sea desde la vista de la reserva o desde la sección Check-ins online pendientes y borradores, pulsa el botón «finalizar» para que Partee cargue los datos de los huéspedes registrados. Para cada huésped, Partee indicará si será el firmante de la tarjeta de admisión o no.
 
Si no hay ninguno marcado como firmante, pulsa el botón «editar» para el huésped que desees que sea el firmante de la tarjeta de admisión, marca la casilla de firmante de la tarjeta de admisión, rellena si quieres alguno de los campos opcionales, y pulsa «guardar» para actualizar los cambios. En este momento verás que el huésped ya aparece marcado como firmante del documento.
 
Si ésto lo haces cuando el día de la entrada, cuando estás finalizando el check-in online, pulsa el botón «Crear parte» como de costumbre, para generar los partes y el contrato. Partee te enviará una copia del mismo por correo electrónico, aunque puedes acudir a la sección «Descargar partes y contratos» desde el inicio de Partee, y descargarte una copia del documento cuando la necesites.
 
Si ésto lo haces días antes de la entrada, o el propio día de la entrada pero dejas que el robot de finalización de Partee finalice este check-in online durante la madrugada, en vez de pulsar el botón «Crear Parte» deberás pulsar el botón «Guardar borrador», «Guardar cambios» o «Actualizar check-in online», el nombre que tenga el botón en su caso. Si no pulsas este botón, los cambios serán descartados por Partee.
 
Crear la tarjeta de admisión en check-ins presenciales
Durante un check-in presencial, deberás marcar a uno de los huéspedes como «firmante de la tarjeta de admisión», ya sea antes o después de que el huésped firme, y pulsar el botón «Guardar».
 
Al igual que hemos indicado para el caso del check-in presencial, cuando marques la casilla, puedes rellenar si quieres alguno de los campos opcionales.
 
Tras pulsar el botón «Guardar», verás que el huésped aparece marcado como firmante del documento. 
 
Cuando pulses el botón «Crear parte» como de costumbre, Partee generará los partes y además el contrato. Partee te enviará una copia del mismo por correo electrónico, aunque puedes acudir a la sección «Descargar partes y contratos» desde el inicio de Partee, y descargarte una copia del documento cuando la necesites.

 

Guías de uso: infografías y artículos

A continuación tienes a tu disposición la lista de guías de uso y artículos de las funcionalidades más importantes de Partee. Algunas ya han sido tratadas en las secciones anteriores, pero hay muchas otras que no.

Si ya eres un usuario experimentado y buscas aclarar una duda específica, ve directamente a la guía de uso correspondiente. Si por el contrario acabas de comenzar con Partee, te recomendamos que eches un ojo a todas ellas, menos las que ya hayas visto. 

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