Documentación

A continuación te mostramos un completo índice de video tutoriales, y guías de uso en forma de infografías, artículos y documentos más relevantes sobre las principales funcionalidades de Partee. Te recomendamos que visualices los video tutoriales y leas todas las guías de uso, ya que son muy rápidos de leer, y aprenderás todo lo necesario para aprovechar Partee al máximo, ahorrándote mucho tiempo y optimizando al máximo tus check-in. Si eres nuevo en Partee, te recomendamos la lectura en orden.

Descripción general de la aplicación Partee

En el video del final de esta sección repasamos el acceso a las funcionalidades principales de la aplicación Partee, para que tengas una idea rápida pero en profundidad de cómo Partee puede ayudarte a realizar el registro de tus huéspedes de un modo profesional, ágil y cómodo, tanto para ti como para tus huéspedes. Sin duda, visualizar este video es el mejor modo de empezar a usar Partee!

Ya sea en la modalidad de check-in presencial o en la modalidad de check-in online o pre-checkin, Partee te permitirá ahorrar tiempo y prestar un mejor servicio a tus huéspedes.

En el video te mostraremos las siguientes opciones de Partee:

Creación de un check-in presencial con lectura automática de documentos
Grabación de una reserva y envío de un enlace de check-in online al responsable de la reserva
Seguimiento de los huéspedes que cubren el enlace de check-in online
Confirmación de la entrada de los huéspedes para que Partee genere los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, y haga el envío a la autoridad competente que te corresponda, ya sea SES.HOSPEDAJES (Ministerio del Interior), Hospederías (Guardia Civil), Webpol o e-hotel (Policía Nacional), Mossos d’squadra o Ertzaintza.
Revisar los datos que cubren los huéspedes en el check-in online
Activación y envío del enlace de check-in online universal
Descarga de copias de partes de viajeros y contratos
Descarga de fichero csv para Excel con los datos de reservas y huéspedes
Vista de «Mis Reservas»
Importación de calendarios iCal
Acceso a la creación de alojamientos en Partee
Acceso a la formalización de la suscripción de Partee
Descarga de facturas
Cambio de datos administrativos y contraseñas

Check-in Presencial de Partee

Mientras el check-in online de Partee es el modo en el que los huéspedes cubren los datos del parte y firman en sus propios dispositivos móviles, preferiblemente antes de viajar, el check-in presencial de Partee es el modo que debemos usar si queremos registrar a los huéspedes a su llegada. El proceso es muy sencillo:

Les solicitamos sus documentos de identificación o pasaportes.
Usamos la cámara del móvil o táblet, o un escáner conectado a nuestro ordenador, para que Partee extraiga los datos personales del huésped automáticamente.
Pedimos al huésped que firme sobre la pantalla del teléfono o táblet, o sobre una tableta gráfica en el caso de un ordenador.
Pulsamos el botón «Crear Parte» de Partee, para que Partee genere los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, opcionalmente el contrato, documento de admisión u hoja de información, y haga el envío en ese mismo momento y de modo automático al cuerpo policial al que reportes.

En este enlace podrás descargarte instrucciones sobre cómo realizar el check-in presencial de huéspedes con Partee, con capturas de pantalla.

Aplicaciones de Partee

Existen dos aplicaciones de Partee: Partee estándard (o simplemente Partee) y Partee-µ (Partee Micro). Mientras Partee estándard es la versión completa de Partee, Partee-µ (Partee Micro) es una versión reducida de la aplicación Partee, que hemos desarrollado para mejorar la lectura de documentos de identidad y pasaportes de huéspedes durante check-ins presenciales en teléfonos y táblets Android.

Aplicación Partee Estándard

Partee estándard es la aplicación web Partee, que podrás usar desde cualquier navegador web (Chrome, Safari, Edge, etc.) de cualquier móvil, táblet u ordenador personal, simplemente accediendo a la dirección www.app.partee.es.

Con Partee estándard tendrás acceso a toda la funcionalidad de Partee, con lo que sí o sí deberás usarla. Como te hemos comentado anteriormente, puedes usarla desde ordenadores personales, teléfonos móviles iPhone y Android, y tablets iPad o Android, e incluso desde todos ellos a la vez, por lo que tú o tu equipo no tendréis que elegir.

Aplicación Partee Estándard en ordenadores

Disfruta de la comodidad de una pantalla grande, el teclado y el ratón, y usa Partee desde ordenadores personales. Para ello, simplemente debes abrir tu navegador web preferido (Google Chrome, Microsoft Edge, Safari, Opera, Firefox, etc.) y acceder a la dirección www.app.partee.es.

Aplicación Partee Estándard en iPhone y iPad

Si vas a usar Partee desde un iPhone o un iPad, deberás usar Partee Estándard. Para ello, abre Safari, Chrome, o tu navegador favorito, y acude a www.app.partee.es. Si lo ptrefieres, puedes instalarla, siguiendo las sencillas instrucciones de esta guía: Instalación en iPhone y iPad

Aplicación Partee en dispositivos Android

Si vas a usar Partee en teléfonos o tablets Android, abre Chrome, o tu navegador favorito, y acude a www.app.partee.es. Si lo ptrefieres, te puedes instalar Partee Estándard desde la Play Store desde cualquiera de estos dos enlaces:

Si vas a realizar registros presenciales con Partee, te recomendamos que uses Partee estándard para tu operativa habitual (configuraciones, check-in online, reservas, descarga de partes pasados o historial de datos, etc.), y uses Partee-µ (Partee Micro) para realizar registros presenciales. Por supuesto puedes tener las dos aplicaciones de Partee en un mismo dispositivo, todos nuestros usuarios lo hacen.

Aplicación Partee-µ (Partee Micro)

Como hemos comentado, para la gran mayoría de dispositivos Android, recomendamos usar Partee-µ (Partee Micro) para realizar los registros presenciales, puesto que en general dispone de una mejor ingeniería de escáner de documentos de identidad y pasaportes.

Puedes descargarte Partee-µ (Partee Micro) desde este enlace a la Play Store:

Instalación Partee Micro para Android

Check-in online por reserva o entrada de Partee

El check-in online es la modalidad que Partee te ofrece para que tus huéspedes puedan cubrir y firmar el parte de viajeros o ficha policial antes de viajar, y así reducir los tiempos de espera en la llegada. Existen dos modalidades de check-in online en Partee:

Check-in online por reserva.
Check-in online universal.

En el check-in online por reserva, Partee genera un enlace diferente para cada reserva, mientras que en el check-in online universal el enlace es único para cada alojamiento de Partee, y por lo tanto, si te decantas por esta opción, cualquier huésped que pulse sobre este enlace podrá cubrir los datos de su check-in y firmar, independientemente de su reserva.

El proceso es el siguiente:

Se genera el enlace de check-in online para una entrada en Partee (Existen varias opciones para hacerlo, que podrás ver a lo largo de la presente página de instrucciones)
Se envía el enlace de check-in online a los huéspedes (Por e-mail, por WhatsApp, copiándolo y pegándolo en Booking, en Airbnb o en un chat, por ejemplo, etc.)
Los huéspedes pulsan en el enlace de check-in online, cubren y firman
El día de la entrada, o como muy tarde al día siguiente, se generan los partes de entrada de viajeros, o fichas policiales, y se realiza el envío al cuerpo policial correspondiente

La generación de los partes de viajeros en formato PDF y el envío a SES.HOSPEDAJES (Ministerio del Interior), Hospederías (Guardia Civil), Webpol (Policía Nacional), los Mossos d’squadra o la Ertzaintza, siempre lo realiza Partee automáticamente, y en terminología Partee, a este proceso le denominamos «Finalizar un check-in online«. Existen dos modalidades de «finalización de un check-in online» en Partee:

1 – Tú confirmas a Partee la entrada de los huéspedes, para que Partee finalice el check-in online, es decir, genere los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, y haga el envío a SES.HOSPEDAJES (Ministerio del Interior), Hospederías (Guardia Civil), Webpol (Policía Nacional), los Mossos d’squadra o la Ertzaintza. Esta es la opción recomendada, puesto que podrás verificar exactamente qué es lo que se envía al cuerpo policial correspondiente. Por ejemplo, si para una reserva dada inicialmente iban a viajar 4 huéspedes, y los 4 han cubierto su check-in online, pero solo 3 han viajado finalmente, justo antes de pulsar el botón «crear parte», puedes pulsar el botón de «eliminar», para que Partee descarte los datos de este huésped, y no genere su parte de viajeros o ficha policial, y no realice el envío de sus datos a la autoridad competente.

2 – Tienes activado el «Robot de Finalización Automático de Partee», y por lo tanto ya no hace falta que confirmes la entrada, Partee, todos los días finalizará los check-in online, es decir, generará los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, y hará el envío a SES.HOSPEDAJES (Ministerio del Interior), Hospederías (Guardia Civil), Webpol (Policía Nacional), los Mossos d’squadra o la Ertzaintza. Recomendamos la opción «1», y tener activado el «Robot de Finalización Automático de Partee» solo como un mecanismo de seguridad, por si por cualquier motivo se nos olvidó finalizar un check-in online. Si quieres realizar cambios de un check-in online antes de que el «Robot de Finalización» lo finalice (recuerda, finalizar significa que Partee va a generar los partes de entrada y realizar el envío a autoridades), como por ejemplo eliminar algún huésped, añadir a algún huésped, o modificar algún dato de algún huésped, debes pulsar el botón «Guardar borrador», «Actualizar borrador» o «Actualizar check-in online» tras realizar los cambios, ya que en caso contrario tus cambios no se harán efectivos.

Importación de calendarios iCal: generación automática de enlaces de check-in online

Los calendarios iCal son enlaces o direcciones de Internet que las OTAS como Booking, Airbnb, o cualquier otra, pone a disposición de los alojamientos turísticos para que puedan estar informados sobre las reservas de un modo sencillo. Partee te permite importar los calendarios iCal de muchísimas OTAs y sistemas de gestión de reservas a Partee, de modo que todos los días, cuatro veces al día, o cuando tú pulses el botón de sincronización, Partee consultará los enlaces iCal que has importado a Partee, e importará a Partee las nuevas reservas que no hayan sido descargadas con antelación, y que poseen fecha de entrada en los próximos 30 días.

Si así lo has indicado, Partee, para estas nuevas reservas, generará el enlace de check-in online por reserva, y si el calendario iCal posee una dirección de correo electrónico para la reserva, Partee enviará el enlace de check-in online por correo electrónico, sin que tú tengas que intervenir, totalmente automático. Por supuesto el correo electrónico con el enlace de check-in online se encuentra en múltiples idiomas.

Nota
Saber si para una reserva dada se ha generado y enviado el enlace de check-in online es muy fácil. Acude al listado de reservas (Pestaña «Reservas» >> Botón «Mis Reservas») y si el botón de la izquierda de la reserva pone «Reenviar» es que el enlace se ha creado y se ha enviado. Si pone «Crear» es que no se ha creado ni enviado.
Consejo del equipo de Partee!

Para importar un calendario iCal a Partee simplemente debes pulsar sobre la pestaña «Reservas» y luego sobre el botón «Calendarios iCal», tal y como muestra la siguiente imagen.

Cuando hayas pulsado el botón «Calendarios iCal», te aparecerá una vista en donde podrás ver los calendarios iCal que has importado, podrás cambiar la configuración de cada uno de ellos, incluso eliminarlos, y podrás añadir nuevos calendarios iCal. En la siguiente imagen te mostramos un ejemplo de un alojamiento que tiene únicamente un calendario iCal importado.

Como se observa en la imagen, para el alojamiento Hotel Sur, este usuario de Partee ha importado un único calendario iCal, en este caso emitido por HOSTHUB. Si quiere, puede pulsar el botón «Importar nuevo calendario iCal» para importar otros calendarios iCal. Veremos eso más adelante. Ahora explicaremos las opciones para los calendarios iCal ya importados.

Pulsando el botón rojo que hay debajo de la columna «Eliminar», Partee eliminará el calendario iCal de sus registros, de modo que no volverá a ser consultado en búsqueda de nuevas reservas, a menos que el usuario lo vuelva a importar. Por precaución, las reservas que Partee ya ha importado no se eliminarán, por lo que puedes eliminar un calendario sin miedo alguno, y si quieres, puedes volver a importarlo en el futuro.

La casilla que hay en la columna «Check-in online» regula la creación automática de los enlaces de check-in online por reserva. Si está marcada, Partee, para cada nueva reserva que se descargue, generará el enlace de check-in online y lo enviará en un correo electrónico multi-idioma al responsable de la reserva. Si no está marcada, o el calendario iCal no incluye una dirección de correo electrónico para la reserva, Partee no generará ni enviará el enlace de check-in online al huésped. Si la casilla de «Check-in online» no está marcada, por que no la has marcado durante la importación, puedes marcarla simplemente haciendo pulsando sobre ella.

La casilla de solicitar DNI/Pasaporte regula si Partee debe obligar al huésped a adjuntar una fotografía de su documento de identificación o su pasaporte. No confundir esta opción con que Partee solicite o no los datos de su documento de identificación necesarios para generar el parte de entrada de viajeros o realizar el envío policial, ya que Partee siempre obligará a los huéspedes a informar de ellos. Si esta casilla está marcada, Partee le obligará a pulsar sobre un botón que abrirá la cámara del teléfono móvil del huésped, para que fotografía su documento de identidad o pasaporte. Una vez lo haya hecho, Partee os enviará una copia de esta fotografía por correo electrónico para que podáis verla, y la almacenará además durante 5 días para que podáis consultarla en la sección de notificaciones. Pulsando sobre la casilla puedes activar o desactivar la funcionalidad.

Solicitar al huésped fotografía de su documento de identidad o pasaporte supone una molestia al huésped, por lo que si no la vas a usar, recomendamos encarecidamente que se desactive esta opción.

Para importar un nuevo calendario iCal pusal el botón «Importar nuevo calendario iCal». Se te mostrará una imagen como la mostrada a continuación, en donde deberás seleccionar el origen del calendario iCal (en este caso Booking); pegar la dirección (enlace) del calendario iCal, que deberás haber copiado desde tu cuenta de Booking en este caso; seleccionar la casilla de Check-in online, si quieres que Partee genere y envíe automáticamente el enlace de check-in online para esta reserva; y la opción de solicitar las fotografías del documento de identidad o pasaporte. Cuanto termines pulsa el botón «Importar». Partee analizará el calendario iCal importado, y si no es correcto, te mostrará un mensaje de error. Si por el contrario es correcto, Partee descargará tus reservas con fecha de entrada los próximos 30 días en ese mismo momento. Además, cada día consultará automáticamente a tus calendarios iCal para descargarse las nuevas reservas con fecha de entrada en los próximos 30 días.

Podrás ver las reservas importadas en las sección «Mis Reservas», a la que puedes acceder pulsando la pestaña Reservas, o desde la opción Reservas del menú de Partee.

Tienes un resumen de esta información en la guía de uso sobre Importación automática de reservas por calendarios iCal.

Recortadorio:
Cada día, Partee descargará las nuevas reservas con fecha de entrada en los próximos 30 días

Diferentes opciones para generar los enlaces de check-in online por reserva

Existen varias opciones de generación de los enlaces de check-in online por reserva en Partee. Puede ser totalmente automática, o puedes crearlos tú con unos pocos clics en la aplicación Partee.

Para generar los enlaces de modo automático existen dos opciones:

Importación de calendarios iCal, tal y como te exponemos en esta sección.
Si usas un sistema de gestión de reservas, sincronizando Partee vía API con el sistema de gestión de reservas.

Por contra, para generar un enlace de check-in online manualmente para una reserva, tienes también dos opciones.

Desde el inicio de Partee pulsar el botón «Nuevo check-in online», y seguir las instrucciones.
Desde la sección de reservas, pulsando el botón «Crear» a la izquierda de la reserva, si se trata de una reserva ya creada, o pulsando el botón «Crear reserva» de la vista de reservas para crear la reserva en Partee, y marcando la casilla «Crear check-in online». Esta segunda opción es la opción recomendada por Partee. A continuación mostrarmos una captura de pantalla de la vista de Partee para crear una reserva.

Cómo enviar un enlace de check-in online por reserva al huésped

Para hacer llegar el enlace de check-in online de Partee a tus huéspedes existen múltiples opciones.

Como ya hemos comentado anteriormente, en el caso de calendarios iCal o de sincronización por API, si así lo has seleccionado en la configuración, Partee enviará automáticamente el enlace de check-in online al huésped mediante un correo electrónico multi-idioma. Por supuesto, en estos casos, que Partee envíe el correo electrónico con el enlace de check-in online no es garantía de que el huésped lo haya recibido, o que no lo haya borrado o perdido por descuido. Por este motivo, siempre podrás reenviar un enlace de check-in online a tus huéspedes. A continuación te mostramos como.

Para reenviar un enlace de check-in online existen dos opciones:

La opción recomendada, que es hacerlo desde la sección de «Mis reservas».
La opción sólo recomendada si has generado enlaces de check-in online sin estar asociados a reservas, el cual no es el modo recomendado de usar Partee.

Como la opción 1 es la opción recomendada, es la que explicaremos a continuación, aunque dicha información se incluye también en el video del final de esta sección y en la sección de gestión de reservas de esta misma página.

Como primer paso, acude a la sección «Mis reservas» desde la pestaña «Reservas». Verás un listado de tus reservas, y a la izquierda de cada reserva un botón que pondrá «Reenviar» si el enlace de check-in online para esa reserva ya se ha generado y ha sido enviado con anterioridad, o el botón «Crear» para crear y enviar el enlace de check-in online para esa reserva.

Pulsa sobre el botón «Reenviar» de la reserva que quieres reenviar, y te aparecerán las diferentes opciones, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Como se puede ver en la imagen, Partee te muestra información sobre la reserva, y el enlace de check-in online para esa reserva. Para reenviarlo al huésped tienes 3 opciones:

Copiar y pegar el enlace en WhatsApp, el chat de Booking, el chat de Airbnb, un email, o donde quieras. Para ello pulsa el botón «Portapapeles» con el símbolo de la herradura, lo que hará que tengas el enlace copiado. Solo tienes que acudir a donde deseas pegarlo y pegarlo. Si te fijas, el enlace aparece también a simple vista, por lo que también puedes seleccionarlo directamente para copiar.
Hacer que Partee lo reenvíe por email, para lo cual solo debes pulsar el botón «e-mail». En ese caso, Partee te permitirá cambiar el e-mail al que enviar el correo electrónico multi-idioma con el enlace de check-in online, o dejar el que está.
Pulsar el botón WhatsApp, que solo aparece en dispositivos compatibles, típicamente teléfonos móviles, y que te permitirá enviar el enlace de check-in online por WhatsApp, o cualquier otro mecanismo de «compartir» habitual de los teléfonos móviles.

Video tutorial de check-in online por reserva

En el siguiente video te enseñamos a:

Generar enlaces de check-in online sin grabar la reserva en Partee
Generar enlaces de check-in online grabando la reserva en Partee (opción recomendada)
Enviar y reenviar enlaces de check-in online
Comprobar y/o corregir los datos de los huéspedes que realizan su check-in online
Finalizar, es decir, indicar a Partee que ya puede generar los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, y realizar el envío a SES.HOSPEDAJES (Ministerio del Interior), Hospederías (Guardia Civil), Webpol (Policía Nacional), los Mossos d’squadra o la Ertzaintza.

En este enlace podrás descargarte instrucciones muy detalladas sobre la funcionalidad de check-in online de Partee en todas sus modalidades. Su lectura es muy recomendada.

Check-in online universal de Partee

Como comentamos en la anterior sección, el check-in online es la modalidad que Partee te ofrece para que tus huéspedes puedan cubrir y firmar el parte de entrada viajeros o ficha policial ellos mismos, antes de viajar, y así reducir los tiempos de espera en la llegada. Existen dos modalidades de check-in online en Partee: Check-in online por reserva y Check-in online universal.

La diferencia entre ellos es que en el check-in online por reserva, Partee genera un enlace distinto por cada una de tus reservas, mientras que en el check-in online universal el enlace no varía, y es el mismo siempre para cada alojamiento (hotel, hostal, casa rural, vivienda turística, etc.) configurado en Partee, y por lo tanto, si te decantas por esta opción, cualquier huésped que pulse sobre este enlace podrá cubrir los datos de su check-in y firmar, independientemente de su reserva.

Al ser el enlace de check-in online universal un enlace común para todas las reservas, Partee le pedirá a los huéspedes que introduzcan el código o número de reserva, así como la fecha de check-in y de check-out, para poder agrupar a todos los huéspedes de una misma reserva.

Para hacer llegar el enlace de check-in online a tus huéspedes puedes optar por incorporarlo de manera permanente al mensaje de confirmación de reserva de Booking, o de cualquier OTA o Channel que utilices, aunque también puedes enviárselo por WhatsApp, por e-mail o por cualquier otro método.

En el video del final de esta sección:

Te enseñamos a activar el enlace de check-in online universal.
Te sugerimos que lo integres en el mensaje de confirmación de reserva de Booking, Airbnb, o la OTA o Channel que uses, o que se lo envíes al huésped por WhatsApp u otro medio.
Te enseñamos cómo el huésped introduce sus datos y firma.
Te indicamos qué sucede cuando un huésped cubre un check-in online,
Te mostramos cómo puedes ver los datos introducidos, corregir valores o eliminar huéspedes que finalmente no se presentan.
Te mostramos cómo puedes confirmar la entrada en Partee para que Partee genere los partes de viajeros y realice el envío al cuerpo policial que te corresponda.

En este enlace podrás descargarte instrucciones sobre cómo usar el check-in online universal de huéspedes con Partee en formato infografía.

Gestión de reservas en Partee

Recomendamos a todos los usuarios de Partee que importen sus reservas a Partee, puesto que es el modo más cómodo y productivo de organizar los registros para las próximas entradas. Además, si tu alojamiento reporta a la aplicación SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior, Partee te obligará a disponer de una reserva en Partee para cada alojamiento, puesto que el Ministerio del Interior exige enviar datos de la reserva.

Hay muchos modos de importar las reservas en Partee: mediante calendarios iCal, mediante integración directa con PMSs o Channels, mediante el enlace de check-in online universal de Partee o grabándolas directamente en Partee.

Desde la vista de reservas podrás:

Comprobar si tus huéspedes han cubierto el check-in online antes de llegar.
Enviar un recordatorio con el enlace de check-in online a los huéspedes que todavía no han cubierto el check-in online, ya sea por e-mail multi-idioma, por WhatsApp o copiando y pegando el enlace en Booking, Airbnb o en cualquier sistema.
Revisar los datos de los huéspedes antes de que lleguen.
Confirmar a Partee que han llegado, para que Partee cree los partes de entrada de viajeros, o fichas policiales, opcionalmente los contratos o documentos de admisión u hoja de información, y realice el envío al cuerpo policial correspondiente.

En este video te enseñamos a realizar todas estas acciones:

En este enlace podrás descargarte instrucciones sobre cómo gestionar los registros de huéspedes para tus reservas en Partee en formato infografía.

Guías de uso: infografías y artículos

A continuación tienes a tu disposición la lista de guías de uso y artículos de las funcionalidades más importantes de Partee. Algunas ya han sido tratadas en las secciones anteriores, pero hay muchas otras que no.

Si ya eres un usuario experimentado y buscas aclarar una duda específica, ve directamente a la guía de uso correspondiente. Si por el contrario acabas de comenzar con Partee, te recomendamos que eches un ojo a todas ellas, menos las que ya hayas visto.

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