Documentación

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A continuación te mostramos un completo índice de videos, y guías de uso en forma de infografías, artículos y documentos más relevantes sobre las principales funcionalidades de Partee. Te recomendamos que visualices los videos y leas todas las guías de uso, ya que son muy rápidos de leer, y aprenderás todo lo necesario para aprovechar Partee al máximo, ahorrándote mucho tiempo y quebraderos de cabeza durante tus check-in. Si eres nuevo en Partee, te recomendamos la lectura en orden.

Descripción general de la aplicación Partee

En el video del final de esta sección repasamos el acceso a las funcionalidades principales de la aplicación Partee, para que tengas una idea rápida pero en profundidad de cómo Partee puede ayudarte a realizar el registro de tus huéspedes de un modo profesional, ágil y cómodo, tanto para ti como para tus huéspedes. Sin duda, visualizar este video es el mejor modo de empezar a usar Partee!

Ya sea en la modalidad de check-in presencial o en la modalidad de check-in online o pre-checkin, Partee te permitirá ahorrar tiempo y prestar un mejor servicio a tus huéspedes.

En el video te mostraremos las siguientes opciones de Partee:

  • Creación de un check-in presencial con lectura automática de documentos
  • Grabación de una reserva y envío de un enlace de check-in online al responsable de la reserva
  • Seguimiento de los huéspedes que cubren el enlace de check-in online
  • Confirmación de la entrada de los huéspedes para que Partee genere los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, y haga el envío al cuerpo policial que te corresponda, ya sea Hospederías (Guardia Civil), Webpol (Policía Nacional), Mossos d’squadra o Ertzaintza.
  • Revisar los datos que cubren los huéspedes en el check-in online
  • Activación y envío del enlace de check-in online universal
  • Descarga de copias de partes de viajeros y contratos
  • Descarga de fichero csv para Excel con los datos de reservas y huéspedes
  • Vista de «Mis Reservas»
  • Importación de calendarios iCal
  • Acceso a la creación de alojamientos en Partee
  • Acceso a la formalización de la suscripción de Partee
  • Descarga de facturas
  • Cambio de datos administrativos y contraseñas

 

Check-in Presencial de Partee

Mientras el check-in online de Partee es el modo en el que los huéspedes cubren los datos del parte y firman en sus propios dispositivos móviles, preferiblemente antes de viajar, el check-in presencial de Partee es el modo que debemos usar si queremos registrar a los huéspedes a su llegada. El proceso es muy sencillo:

  1. Les solicitamos sus documentos de identificación o pasaportes.
  2. Usamos la cámara del móvil o táblet, o un escáner conectado a nuestro ordenador, para que Partee extraiga los datos personales del huésped automáticamente.
  3. Pedimos al huésped que firme sobre la pantalla del teléfono o táblet, o sobre una tableta gráfica en el caso de un ordenador.
  4. Pulsamos el botón «Crear Parte» de Partee, para que Partee genere los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, opcionalmente el contrato, documento de admisión u hoja de información, y haga el envío en ese mismo momento y de modo automático al cuerpo policial al que reportes.

En este video te enseñamos lo sencillo que es este proceso.

En este enlace podrás descargarte instrucciones sobre cómo realizar el check-in presencial de huéspedes con Partee en formato infografía.

Check-in online por reserva o entrada de Partee

El check-in online es la modalidad que Partee te ofrece para que tus huéspedes puedan cubrir y firmar el parte de viajeros o ficha policial antes de viajar, y así reducir los tiempos de espera en la llegada. Existen dos modalidades de check-in online en Partee:

  • Check-in online por reserva.
  • Check-in online universal.

En el check-in online por reserva, Partee genera un enlace diferente para cada reserva, mientras que en el check-in online universal el enlace es único para cada alojamiento de Partee, y por lo tanto, si te decantas por esta opción, cualquier huésped que pulse sobre este enlace podrá cubrir los datos de su check-in y firmar, independientemente de su reserva.

El proceso es el siguiente:

  1. Se genera el enlace de check-in online para una entrada en Partee (Existen varias opciones para hacerlo)
  2. Se envía el enlace de check-in online a los huéspedes (Por e-mail, por WhatsApp, copiándolo y pegándolo en Booking, en Airbnb o en un chat, por ejemplo, etc.)
  3. Los huéspedes pulsan en el enlace de check-in online, cubren y firman
  4. El día de la entrada, o como muy tarde al día siguiente, se generan los partes de entrada de viajeros, o fichas policiales, y se realiza el envío al cuerpo policial correspondiente. 

La generación de los partes de viajeros y el envío al Hospederías (Guardia Civil), Webpol (Policía Nacional), los Mossos d’squadra o la Ertzaintza, siempre lo realiza Partee automáticamente, y en terminología Partee le denominamos «Finalizar un check-in online». Sin embargo existen dos modalidades:

1 – Tú confirmas a Partee la entrada de los huéspedes, para que Partee finalice el check-in online, es decir,  genere los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, y haga el envío a Hospederías (Guardia Civil), Webpol (Policía Nacional), los Mossos d’squadra o la Ertzaintza.

2 – Tienes activado el «Robot de Finalización Automático de Partee», y por lo tanto ya no hace falta que confirmes la entrada, Partee, todos los días  finalizará los check-in online, es decir,  generará los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, y hará el envío a Hospederías (Guardia Civil), Webpol (Policía Nacional), los Mossos d’squadra o la Ertzaintza.

Existen varias opciones de generación de los enlaces de check-in online por reserva en Partee. Puede ser totalmente automática importando los calendarios iCal o mediante integración vía API, o puedes indicarle tú a Partee que tienes una reserva y quieres generar y enviar el enlace de check-in online.

Para hacer llegar el enlace de check-in online a tus huéspedes puedes optar por varias opciones. Puede hacerlo Partee, enviando un e-mail multi-idioma a la dirección de correo electrónico del responsable de la reserva, de estar disponible, o puedes hacerlo tú, compartiéndoselo por WhatsApp, copiándolo en un chat, en Booking, en Airbnb, o en cualquier otro sistema.

En el siguiente video te enseñamos a:

  1. Generar enlaces de check-in online sin grabar la reserva en Partee
  2. Generar enlaces de check-in online grabando la reserva en Partee (opción recomendada)
  3. Enviar y reenviar enlaces de check-in online
  4. Comprobar y/o corregir los datos de los huéspedes que realizan su check-in online
  5. Finalizar, es decir, indicar a Partee que ya puede generar los partes de entrada de viajeros o fichas policiales, y realizar el envío a Hospederías (Guardia Civil), Webpol (Policía Nacional), los Mossos d’squadra o la Ertzaintza.

En este enlace podrás descargarte instrucciones muy detalladas sobre la funcionalidad de check-in online de Partee en todas sus modalidades. Su lectura es muy recomendada.

 

Check-in online universal de Partee

Como comentamos en la anterior sección, el check-in online es la modalidad que Partee te ofrece para que tus huéspedes puedan cubrir y firmar el parte de entrada viajeros o ficha policial ellos mismos, antes de viajar, y así reducir los tiempos de espera en la llegada. Existen dos modalidades de check-in online en Partee: Check-in online por reserva y Check-in online universal.

La diferencia entre ellos es que en el check-in online por reserva, Partee genera un enlace distinto por cada una de tus reservas, mientras que en el check-in online universal el enlace no varía, y es el mismo siempre para cada alojamiento (hotel, hostal, casa rural, vivienda turística, etc.) configurado en Partee, y por lo tanto, si te decantas por esta opción, cualquier huésped que pulse sobre este enlace podrá cubrir los datos de su check-in y firmar, independientemente de su reserva.

Al ser el enlace de check-in online universal un enlace común para todas las reservas, Partee le pedirá a los huéspedes que introduzcan el código o número de reserva, así como la fecha de check-in y de check-out, para poder agrupar a todos los huéspedes de una misma reserva.

Para hacer llegar el enlace de check-in online a tus huéspedes puedes optar por incorporarlo de manera permanente al mensaje de confirmación de reserva de Booking, o de cualquier OTA o Channel que utilices, aunque también puedes enviárselo por WhatsApp, por e-mail o por cualquier otro método.

En el video del final de esta sección:

  • Te enseñamos a activar el enlace de check-in online universal.
  • Te sugerimos que lo integres en el mensaje de confirmación de reserva de Booking, Airbnb, o la OTA o Channel que uses, o que se lo envíes al huésped por WhatsApp u otro medio.
  • Te enseñamos cómo el huésped introduce sus datos y firma.
  • Te indicamos qué sucede cuando un huésped cubre un check-in online,
  • Te mostramos cómo puedes ver los datos introducidos, corregir valores o eliminar huéspedes que finalmente no se presentan.
  • Te mostramos cómo puedes confirmar la entrada en Partee para que Partee genere los partes de viajeros y realice el envío al cuerpo policial que te corresponda.

En este enlace podrás descargarte instrucciones sobre cómo usar el check-in online universal de huéspedes con Partee en formato infografía.

Gestión de reservas en Partee

Recomendamos a todos los usuarios de Partee que importen sus reservas a Partee, puesto que es el modo más cómodo y productivo de organizar los registros para las próximas entradas.

Hay muchos modos de importar las reservas en Partee: mediante calendarios iCal, mediante integración directa con PMSs o Channels, mediante el enlace de check-in online universal de Partee o grabándolas directamente en Partee.

Desde la vista de reservas podrás:

  • Comprobar si tus huéspedes han cubierto el check-in online antes de llegar.
  • Enviar un recordatorio con el enlace de check-in online a los huéspedes que todavía no han cubierto el check-in online, ya sea por e-mail multi-idioma, por WhatsApp o copiando y pegando el enlace en Booking, Airbnb o en cualquier sistema.
  • Revisar los datos de los huéspedes antes de que lleguen.
  • Confirmar a Partee que han llegado, para que Partee cree los partes de entrada de viajeros, o fichas policiales, opcionalmente los contratos o documentos de admisión u hoja de información, y realice el envío al cuerpo policial correspondiente.

En este video te enseñamos a realizar todas estas acciones:

En este enlace podrás descargarte instrucciones sobre cómo gestionar los registros de huéspedes para tus reservas en Partee en formato infografía.

Guías de uso: infografías y artículos

A continuación tienes a tu disposición la lista de guías de uso y artículos de las funcionalidades más importantes de Partee. Algunas ya han sido tratadas en las secciones anteriores, pero hay muchas otras que no.

Si ya eres un usuario experimentado y buscas aclarar una duda específica, ve directamente a la guía de uso correspondiente. Si por el contrario acabas de comenzar con Partee, te recomendamos que eches un ojo a todas ellas, menos las que ya hayas visto. 

 

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