Guía rápida para configurar un iCal
Importar un iCal permite que Partee muestre con antelación las reservas que recibes en plataformas como Airbnb, Booking, Octorate, Beds24 etc…
👉 El iCal es solo informativo:
- Automatiza el envío siempre que el iCal tenga un email válido. Lo iremos explicando en detalle a lo largo de este articulo.
- Es opcional.
- No sustituye al check-in online.
1️⃣ Ve a Reservas → Importar Calendarios.
2️⃣ Selecciona el alojamiento.
3️⃣ Elige el origen (Airbnb, Booking…).
4️⃣ Pega el enlace iCal. ⚠️ IMPORTANTE: Debe ser el enlace correcto (suele contener .ics)
5️⃣ Selecciona si deseas crear el Check-in online. (⚠️ Este check-in online es por reserva, es decir, el enlace es especifico por cada reserva).
6️⃣ Selecciona si desear Solicitar fotografías del DNI/Pasaporte (❌ No recomendado).
7️⃣ Pulsa Importar.
✔️ Listo.
Partee importa reservas con fecha de check-in de los próximos 30 días
La sincronización se hace:
Automáticamente 3–4 veces al día
Manualmente con “Sincronizar reservas”
👉 Si no ves una reserva, pulsa el botón de Sincronizar reservas que verás en la ruta Reservas>Reservas
Al importar un iCal con la casilla de check-in online marcada, Partee crea automáticamente un enlace único por reserva. Si el iCal incluye un email válido, Partee intenta enviar el enlace automáticamente.
✔️ Con ese enlace, los huéspedes pueden completar y firmar sus partes desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
⚠️ IMPORTANTE sobre el envío por email
- El envío del correo NO GARANTIZA que el huésped lo reciba (depende de la configuración del correo de cada persona) o lo lea.
- En Airbnb, Booking, y otras OTAs, los emails del iCal no funcionan por tema de protección de datos. Ya que, en la mayoría de los iCals NO hay un email del huésped válido (⚠️como decimos, por tema de protección de datos, esta información NO se comparte).
🛠️ ¿Qué opciones tienes si el correo no llega?
📋 Copiar el enlace desde Reservas y enviarlo por chat, WhatsApp o email.
🔁 Reenviar el correo desde Gestión > Reenvío Check-in Online o desde Reservas>Reservas clic en reenviar enlace.
⭐ Usar complementariamente el Check-in online universal (✔️ Opción recomendada).
- El huésped podrá adjuntar una foto de su DNI o pasaporte durante el check-in online.
- Recibirás una copia de la fotografía por email
- Estará disponible en Partee durante 3 días y podrás verlo desde la pantalla de notificaciones o registro de viajeros.
⚠️ IMPORTANTE
- No es un dato obligatorio por ley. A pesar de que lo pidas, el huésped está en su derecho de no aportarlo.
- Activarlo implica cumplir el RGPD. Por lo que, si no tienes claro que cumples la normativa, te recomendamos que no lo actives.
👉 Nuestra recomendación es dejar esta opción desmarcada.
Este enlace es un único enlace por alojamiento.
Funciona para todas las reservas.
Puedes incluirlo en mensajes automáticos de las plataformas, emails, tu web etc…
No depende del iCal ni del email del huésped, ya que es complementario e independiente.
Preguntas y respuestas frecuentes de iCals
Cada día, Partee descarga automáticamente las nuevas reservas cuya fecha de entrada sea dentro de los próximos 30 días. Este proceso se realiza entre 3 y 4 veces al día.
Puedes forzar la descarga manualmente:
- Ve a Reservas > Reservas
- Pulsa el botón «Sincronizar reservas»
No. La importación del iCal es opcional.
Sirve para que en Partee te aparezcan las reservas realizadas en las OTAs con antelación .
Por ejemplo, si importas el iCal de Airbnb, verás en Partee todas las reservas de Airbnb que tengas en los próximos 30 días.
No pasa nada.
Simplemente no visualizarás las reservas con antelación en Partee.
Depende. De esta forma:
Se genera automáticamente el enlace de check-in online para cada reserva y podrás compartirlo.
Podrás enviarlo fácilmente a los huéspedes desde Gestión > Reenvío Check-in Online o desde Reservas>Reservas clic en reenviar enlace.
⚠️ El envío no es automático por defecto depende de la información del iCal.
Depende del iCal.
Si el iCal incluye un email válido, Partee envía automáticamente el enlace de check-in a ese email. En caso de que no lo incluya, podrás enviarlo fácilmente a los huéspedes desde Gestión > Reenvío Check-in Online o desde Reservas>Reservas clic en reenviar enlace. O configurar el check-in universal y así siempre se enviará.
En la mayoría de los iCal no hay email por protección de datos.
En ese caso:
- Partee no puede enviar el enlace de check-in online por reserva ya que no tiene la información.
- Debes enviarlo manualmente desde Reservas>Reservas, copiando o reenviando el enlace o desde Gestión > Reenvío Check-in Online o desde Reservas>Reservas clic en reenviar enlace.
- O utilizar el check-in universal
En la mayoría de los casos, con iCal NO.
Por eso recomendamos complementar el iCal con el Check-in Universal, ya que este tipo de check-in universal a diferencia del check-in online:
- Es un enlace único y reutilizable
- Puedes copiarlo en tus mensajes automáticos de Airbnb, Booking, etc.
❌ No lo recomendamos, especialmente si no tienes la certeza de cumplir con todas las medidas exigidas por la normativa de Protección de Datos/RGPD.
Además, a pesar de activar esta casilla, los huéspedes están en su derecho de no aportar la fotografía, por ley no es obligatorio.
Recomendamos mejor utilizar el check-in universal.
Booking utiliza en sus iCal un código de reserva distinto al del huésped, lo que puede provocar duplicidades.
Por eso, para evitarlo, recomendamos usar únicamente el Check-in Universal.
Te dejamos aquí toda la información: Sincroniza el Check-in Online de Partee con Booking
✅ Sí lo recomendamos.
A diferencia de Booking:
- A día de la escritura de este artículo, Airbnb utiliza el mismo código de reserva en el iCal que en su plataforma.
- Lo ideal es usar iCal + Check-in Universal
- Si configuras correctamente el mensaje automático en Airbnb con las etiquetas dinámicas del enlace de check-in universal, se añadirá el código de reserva y las fechas.
Te dejamos aquí toda la información: Sincroniza el Check-in Online de Partee con Airbnb
