Como ya sabrás, el 27 de abril ha entrado en vigor el nuevo RD 933/2021 que establece una nueva regulación sobre registro documental de huéspedes y comunicación a autoridades para cualquier establecimiento de hospedaje. Si todavía no has leído nuestro artículo de análisis del nuevo real decreto 933/2021, pulsa aquí antes de continuar con la lectura del presente artículo.
En este artículo no realizamos un análisis del RD 933/2021, si no que explicamos las modificaciones que hemos realizado en la aplicación Partee para facilitarte el cumplimiento de la nueva normativa, y lo que es más importante, si ya eres un usuario de Partee, te indicamos qué nuevas configuraciones debes realizar en tu cuenta para que te sea más fácil usar Partee para cumplirla.
Si no eres un usuario de Partee, este artículo te será igualmente de gran interés, pero no debes preocuparte por la sección de configuraciones, puesto que Partee ya te las solicitará durante la creación de tu cuenta y el alta de tus alojamientos, sean del tipo que sean.
Punto 1.- Comunicación a autoridades
Como habrás comprobado en nuestro artículo anterior sobre el RD 933/2021, se establecen cambios relevantes en el contenido a comunicar a las autoridades. Se amplía la información a recabar de nuestros huéspedes, y se añaden campos relacionados con la reserva y la forma y tipo de pago.
Adicionalmente se establece la obligatoriedad de comunicar las reservas o contratos y su anulación, dentro de las 24 horas siguientes al momento en el que se produzcan.
Sin embargo, el modo en el que se debe comunicar toda esta información se encuentra por desarrollar, y por tal motivo, las nuevas obligaciones sobre comunicación a autoridades entrarán en vigor a partir del 2 de enero de 2023.
Mientras no se desarrolle la normativa, y como poco, hasta el 2 de enero de 2023, sigue en vigor la obligación de notificación a autoridades prevista en la normativa sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros, es decir, la Orden INT/1992/2003, por lo que si sigues utilizando Partee del modo habitual para realizar el envío a la Guardia Civil (Hospederías), Mossos d’squadra, Ertzaintza o Policía Nacional (Webpol), estarás cumpliendo con la normativa sin que tengas que hacer nada nuevo.
Punto 2.- Configuración de tu cuenta como profesional o no profesional
El RD 933/2021 establece obligaciones diferentes para aquellos sujetos obligados que desarrollen la actividad de hospedaje de modo profesional, con respecto a los que la ejercen de modo no profesional.
Aquellos establecimientos turísticos cuyos propietarios o gestores no ejercen de modo profesional, quedan exentos de las nuevas exigencias de registro documental, por lo que podrán seguir usando Partee como hasta ahora.
Sin embargo, los propietarios o gestores que ejercen de modo profesional su actividad de hospedaje, sea cual sea el tipo de alojamiento turístico, ya sean hoteles, hostales, casas rurales, o apartamentos y vivendas turísticas, por ejemplo, han de registrar toda la nueva información solicitada en el Real Decreto 933/2021.
Si ya tienes una cuenta de Partee, y ejerces la gestión de hospedaje de modo profesional, entra en tu cuenta de Partee, acude a la sección Menú >> Cuenta >> Configuración, y marca la casilla «¿Eres un profesional de actividades de hospedaje?», tal y como muestra la siguiente imagen:
Punto 3.- Completa la configuración de tu(s) alojamientos o establecimiento(s)
Si ejerces tu actividad de manera profesional tendrás que registrar mucha información adicional a la que ya recababas de tus huéspedes y de tus reservas con la normativa anterior.
Por ejemplo, por cada reserva, deberás informar de la hora de entrada y de la hora de salida. Además, deberás indicar si tu establecimiento de hospedaje o propiedad dispone de conexión a Internet o no.
Para evitar tener que introducir esta información para cada reserva, edita la configuración de tus alojamientos en Partee y establece estos parámetros para que Partee los precubra en todas tus reservas.
Si la hora de entrada o la de salida para alguna reserva son diferentes a las pre-establecidas, podrás cambiarlo en Partee fácilmente.
Para editar tu alojamiento en Partee, en primer lugar ve a la pestaña Configuración y pulsa el botón «Editar alojamiento». Acto seguido, Partee te mostrará el listado de todos los alojamientos que tengas dados de alta en Partee. Pulsa el botón de «editar» al lado de cada alojamiento, e introduce los nuevos valores.
Punto 4.- Partes de entrada de viajeros
Hablemos de la generación y firma de los partes de entrada de viajeros, y distingamos el caso de los sujetos obligados que ejerzan su actividad de modo profesional de los que no.
Caso 1.- Propietarios y gestores no profesionales
El nuevo Real Decreto 933/2021 exonera, en el artículo 5, de los deberes de registro documental a los propietarios y gestores que ejerzan su actividad de modo no profesional. Sin embargo, en el Artículo 4 se indica que todos los gestores y propietarios deberán generar un parte de entrada para cada huésped, incluso para los menores de 14 años, los cuales deberán estar firmados por los huéspedes mayores de 14 años.
El modelo de parte de entrada todavía está por definir.
Por si fuera poca la ambigüedad de la información anterior, consistente por un lado en la obligación de generar partes de entrada, y por otro la exoneración de registro documental, la disposición derogatoria del Real Decreto 933/2021 indica que la normativa anterior sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros, y en concreto la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos, sigue estando en vigor en lo que no contravenga lo establecido en el Real Decreto 933/2021.
Es muy complicado determinar la interpretación que realizarán las autoridades de toda esta ambigüedad normativa, por lo que, para proteger a los miles de propitarios y gestores que usan Partee para registrar a sus huéspedes, y puesto que la información de los huéspedes ha de recopilarse de todos modos para realizar el envío a la Guardia Civil (Hospederías), Mossos d’squadra, Ertzaintza o Policía Nacional (Webpol), Partee seguirá generando los partes de entrada de viajeros conforme a la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos, como siempre.
Caso 2.- Propietarios y gestores profesionales
El Artículo 4 del Real Decreto 933/2021 indica que todos los gestores y propietarios deberán generar un parte de entrada para cada huésped, incluso para los menores de 14 años, los cuales deberán estar firmados por los huéspedes mayores de 14 años. El modelo de parte de entrada todavía está por definir.
Además, el artículo 5 indica que deberá llevarse a cabo un registro informático de los datos de los huéspedes. Los datos recopilados de los usuarios, es decir, de los huéspedes, han de custodiarse durante 3 años a contar desde la finalización del servicio, es decir, desde el fin de la estancia.
Por si fuera poca la confusión, obligación de generar partes de entrada que están sin definir, y un registro informático también sin definir, la disposición derogatoria indica que la normativa anterior sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros, y en concreto la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos, sigue estando en vigor en lo que no contravenga lo establecido en el Real Decreto 933/2021.
2.1.- Partes de viajeros para propietarios y gestores profesionales
Es muy complicado determinar qué partes de la Orden INT/1922/2003 contravienen el nuevo Real Decreto, y por lo tanto no están en vigor, de las partes que no contravienen el nuevo Real Decreto 933/2021, y por lo tanto sí están en vigor, por lo que Partee, para proteger a nuestros miles de usuarios que ejercen la actividad de manera profesional, generará el parte de entrada de viajeros definido en la Orden INT/1922/2003, como hasta ahora, y además, generará un nuevo parte de entrada de viajeros, con un nuevo formato que incluye la nueva información obligatoria por el nuevo Real Decreto.
Para descargarte el nuevo modelo de parte de entrada de viajeros, puedes hacerlo pulsando el botón «Descargar partes y contratos (Excel y pdf), del inicio de Partee», donde observarás que aparece un nuevo botón, de título «RD 933/2021», que te permitirá descargar el nuevo modelo, de ser necesario.
2.2.- Registro informático para propietarios y gestores profesionales
Para dar cumplimiento a la obligación de generación de un registro informático de los datos definidos en los puntos 3 y 4 del Anexo I del Real Decreto, Partee permitirá a sus usuarios que se descarguen ficheros .csv para su apertura en Excel, por ejemplo, con la información recopilada de sus huéspedes y de sus reservas.
Puedes descargarte los nuevos ficheros pulsando el botón «Descargar partes y contratos (Excel y pdf)» del inicio de Partee».
Punto 5.- Vincula los registros de huéspedes a tus reservas
Si eres un usuario de Partee que ejerce su actividad de modo profesional, te recomendamos que asocies todos tus registros de huéspedes de Partee a una reserva. Es el mejor modo de poder recabar toda la información de huéspedes y reservas incluida en el Real Decreto 933/2021, y cumplir con las obligaciones de registro documental establecidas en el Artículo 5.
Si eres un usuario que ejerce su actividad de modo no profesional que ya vincula los registros de huéspedes a reservas, nuestra recomendación es que lo sigas haciendo. Si por el contrario registras a tus huéspedes con Partee sin vincular los registros a reservas, aunque estés exonerado de la obligación de registro documental, tanto por la ambigüedad de la norma, como por la obligación que tendrás que cumplir a partir del 2 de enero de 2023, sobre la comunicación de los nuevos datos a las autoridades, te recomendamos que comiences a usar Partee vinculado a reservas.
Partee te ofrece multitud de formas de vincular partes a reservas: calendarios iCal, check-in online universal, integraciones vía API, creación de reservas desde la sección «Mis reservas», vincular un check-in online a una reserva cuando creas un check-in online desde el botón «Nuevo check-in online», o con las nuevas opciones de vincular partes a reservas tanto cuando vas a realizar un registro de huéspedes como a posteriori desde el histórico de registros ya realizados y enviados al cuerpo policial correspondiente.
Punto 6.- Datos sensibles
El nuevo Real Decreto 933/2021 incluye entre los datos a recopilar de los huéspedes y las reservas, algunos datos que por Reglamento de Protección de Datos, y por sentido común, no es recomendable ni solicitar a los huéspedes, ni almacenarlos. Nos referimos en concreto a los datos referentes al pago:
– Tipo (efectivo, tarjeta de crédito, plataforma de pago, transferencia…).
– Identificación del medio de pago: tipo de tarjeta y número, IBAN cuenta bancaria, solución de pago por móvil, otros.
– Titular del medio de pago.
– Fecha de caducidad de la tarjeta.
– Fecha del pago.
En especial tanto al IBAN como al número de tarjeta de crédito y la fecha de caducidad de la misma. Incluso queriendo solicitar estos datos, en el caso en el que cobréis directamente a los huéspedes, dudamos mucho de que los huéspedes os entreguen dicha información, y vuestros bancos tampoco os la proporcionarán.
Tenemos confianza en que el Ministerio del Interior se replantee la nueva normativa, y suprima ciertas datos de la normativa actual. En todo caso, para facilitar vuestra labor de registro de huéspedes, en Partee hemos optado por lo siguiente:
- Sólo os solicitaremos como datos obligatorios los que veníamos solicitando hasta la fecha, que son los necesarios para generar el parte de entrada de viajeros de la Orden INT/1922/2003, y necesarios para realizar el envío a la Guardia Civil (Hospederías), Mossos d’squadra, Ertzaintza o Policía Nacional (Webpol). El resto de datos son opcionales en Partee.
- Tanto el parte de entrada de viajeros en el nuevo formato, como los ficheros .csv para su apertura en Excel son editables, para que podáis así introducir estos valores en caso de no disponerlos durante el registro de los huéspedes, y querer solicitarlos en el futuro.
Partee tiene todo lo que necesitas
Check-in presencial
Check-in online por reserva
Check-in online Universal
Lectura automática de documentos
Creación de partes de viajeros y fichas policiales
Envío automático a Policía, G. Civil, Mossos, Ertzaintza
Creación de documento o contrato de entrada
Importación de calendarios iCal
Gestión de reservas
Almacenamiento en la nube
Uso desde ordenadores, teléfonos móviles y tablets
Exportación de datos de huéspedes a Excel
Acceso a API para integración
Envío de datos a PMS mediante webhook
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Check-in online por reserva
Check-in online Universal
Lectura automática de documentos
Creación de partes de viajeros y fichas policiales
Envío automático a Policía, G. Civil, Mossos, Ertzaintza
Creación de documento o contrato de entrada
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Almacenamiento en la nube
Uso desde ordenadores, teléfonos móviles y tablets
Exportación de datos de huéspedes a Excel
Acceso a API para integración
Envío de datos a PMS mediante webhook
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