Partee – La mejor aplicación de registro de viajeros para alojamientos turísticos

Poco se parece ya la versión actual de la aplicación Partee a sus primeras versiones. Miles de alojamientos turísticos de todo tipo realizando los check-in con nosotros nos han permitido evolucionar, incorporando nuevas funcionalidades y mejoras que nos han convertido en la mejor aplicación de registro de huéspedes para hoteles, hostales, casas rurales, pensiones y todo tipo de alojamientos turísticos, incluyendo por supuesto las viviendas turísticas y apartamentos turísticos, o de uso turístico.

Aunque os hemos mantenido actualizados a través de nuestro blog y de nuestro newsletter, os escribimos este artículo a modo de recopilatorio, donde repasaremos temas tanto referentes a la normativa sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros, como a las funcionalidades de Partee.

Normativa

La normativa a la que están sometidos los alojamientos turísticos (hoteles, hostales, casas rurales, viviendas y apartamentos turísticos, etc), varía en función del tipo de alojamiento turístico, y, dado que la competencia sobre Turismo está transferida a las Comunidades Autónomas, también varía en función de la región en la que se encuentre el alojamiento. Pero lo que en general los une es su obligación de realizar el registro de sus huéspedes de acorde con la Normativa sobre Libros-Registro y Partes de Entrada de viajeros.

Esta normativa obliga a crear un parte de entrada de viajeros o ficha policial por cada huésped que entre en nuestro alojamiento turístico, numerado correlativamente, en el formato normalizado exigido por el Ministerio, la Generalitat o la Ertzaintza, y firmado por el huésped. Los partes de viajeros deben custodiarse durante tres años, conformando libros-registro, y la información de los huéspedes debe notificarse al cuerpo policial correspondiente en el plazo de 24 horas desde la entrada de los huéspedes en el alojamiento.

Los cuerpos policiales a los cuales debe realizarse el envío de la información de los huéspedes son:

• Mossos d’Esquadra en Cataluña.
• Ertzaintza en el País Vasco.
• Policía Nacional en el resto de localidades donde exista una comisaría de la Policía Nacional.
• Guardia Civil en el resto de localidades.

El gran éxito de Partee es que facilita al máximo a los propietarios y gestores de alojamientos turísticos de todo tipo, desde hoteles y hostales hasta viviendas y apartamentos de uso turístico, el cumplimiento de esta normativa, simplificando al máximo el registro de los huéspedes durante el check-in:

• Cumplimentando automáticamente los partes de entrada de viajeros o fichas policiales en el formato normalizado.
• Llevando la numeración correlativa de manera automática.
• Permitiendo que los huéspedes firmen sobre la pantalla de un teléfono móvil o táblet.
• Notificando automáticamente y en tiempo real al cuerpo policial correspondiente.
• Enviando los partes de entrada de viajeros o fichas policiales al correo electrónico del gestor o propietario en tiempo real, para que los custodie como obliga la normativa.
• Almacenando una copia en la nube por si algún día se necesita.
• Facilitando la descarga masiva de partes de viajeros o fichas policiales pasados para conformar los libros-registro.

En este artículo de nuestro blog tendrás información muy detallada sobre las diferentes normativas para el caso de viviendas turísticas.

Partee – ¿Es una APP?

Mucho mejor que eso, Partee es una aplicación web desarrollada para comportarse como una APP cuando se usa desde un teléfono móvil o táblet, pero que también se puede usar desde ordenadores personales. Para acceder a Partee simplemente es necesario abrir un navegador web en tu teléfono móvil, táblet u ordenador, ya sea Safari, Google Chrome, Firefox, Opera o Internet Explorer y teclear www.app.partee.es. En definitiva, es igual que acceder a un periódico online.

Por supuesto, si lo deseas puedes tener la aplicación Partee instalada en tu teléfono móvil o táblet Android o IOS.

El simple hecho de ser una aplicación web presenta muchísimas ventajas con respecto a ser una APP, algunas de ellas son:

• No tienes que instalar nada en ningún dispositivo.
• No dependes del teléfono móvil o táblet en la que instalaste la APP. Si fuese una APP, necesitarías instalar la APP en todos los teléfonos o táblets que vayas a usar, y solo puedes usar la APP en aquellos dispositivos en donde has instalado la APP. Con Partee esto no te sucede, puedes usarlo desde cualquier dispositivo que tengas a mano, ¡incluso el de los huéspedes si el tuyo se quedase sin batería en el último momento!
• No tienes que estar pendiente de actualizar ninguna APP. Cada vez que accedes a Partee estarás usando la última versión, con todas las nuevas funcionalidades y mejoras sin darte cuenta, y sin hacer nada.
• Puedes usarla Partee también desde cualquier ordenador personal. Tareas como consultar el historial de registros de huéspedes, revisar los check-in online pendientes, o tareas administrativas relativas a tu cuenta son algo más cómodas  en ordenadores personales con teclado y pantallas grandes.

Partee – ¿Puedo gestionar más de un alojamiento turístico en mi cuenta?

Por su puesto, Partee te permite gestionar el número de alojamientos turísticos que necesites en tu cuenta. Simplemente debes dar de alta cada alojamiento, y seleccionar el correcto cada vez que vayas a realizar algún trámite, como por ejemplo realizar el check-in o registro de uno o varios huéspedes, para crear los partes de entrada de viajeros y realizar la notificación a la Policía, Guardia Civil, Mossos o Ertzaintza.

Además, puedes emplear varios dispositivos para realizar varios check-ins o registro de tus huéspedes a la vez, ya sea para alojamientos turísticos diferentes o para el mismo.

Partee – ¿Qué modalidades de check-in o registro de viajeros ofrece Partee?

Con Partee puedes realizar el check-in o registro de tus huéspedes de tres modos diferentes. No tienes que decidir si vas a usar una modalidad de check-in u otra, las tres están disponibles para ti en cualquier momento, de modo que eliges la que mejor te venga para cada registro de huéspedes. Los tres modalidades son:

• Check-in presencial. En esta modalidad, cuando recibes a tus huéspedes debes fotografiar (con teléfono móvil o táblet) o escanear (con ordenador personal) sus documentos de identidad o pasaportes para que Partee lea sus datos automáticamente, y pedirles que firmen sobre la pantalla. Partee automáticamente creará los partes de entrada de viajeros o fichas policiales y notificará al cuerpo policial correspondiente.

• Check-in online.  En esta modalidad, le llegará un enlace a tus huéspedes antes de que viajen, que los llevará a una web de Partee en donde cubrirán sus datos y firmarán sobre la pantalla de sus teléfonos móviles o táblets. De este modo, cuando los recibas en tu alojamiento no será necesario cubrir ningún dato, y solo tendrás que indicar a Partee que realice el envío al cuerpo policial correspondiente en las 24 horas siguientes a su entrada en tu alojamiento.

• Check-in semi-presencial. Modalidad a medio camino entre las dos anteriores. Se trata de que los huéspedes te envíen sus datos personales antes de viajar. Tú los incorporas a Partee con anterioridad a su llegada, y cuando lleguen simplemente les pides que firmen sobre la pantalla, e indicas a Partee que cree los partes de entrada de viajeros o fichas policiales y que haga el envío a la Policía Nacional,  Guardia Civil, Mossos d’Esquadra o Ertzaintza.

Partee – ¿Qué requisitos debo cumplir para usar Partee?

Los requisitos para usar Partee como herramienta de check-in o registro de viajeros para tu alojamiento turístico son mínimos. El primero es registrarte para la prueba gratuita de 1 mes en www.partee.es. El segundo es disponer de un teléfono móvil, una táblet o un ordenador personal. El tercero es disponer de los datos de conexión de tu alojamiento con la Policía Nacional, la Guardia Civil, los Mossos d’Esquadra  o la Ertzaintza.

Con esos requisitos, simplemente debes abrir tu navegador preferido, ya sea Safari, Google Chrome, Firefox, Opera o Internet Explorer y teclear www.app.partee.es, pulsar el botón «Nuevo Alojamiento», e introducir los datos de tu alojamiento. Una vez introducidos, ya podrás realizar check-ins o registros de huéspedes siempre que lo necesites. En el siguiente artículo de nuestro blog podrás ver un video de cómo dar de alta un alojamiento en Partee. El alojamiento del video está ubicado en la provincia de Pontevedra, por lo que el cuerpo policial correspondiente es la Guardia Civil o la Policía Nacional, pero el proceso sería exactamente el mismo en cualquier otra provincia, incluidas por supuesto las de Cataluña o el País Vasco.

Partee – ¿Qué tipo de documentos de identidad y pasaportes lee Partee?

Ya te hemos comentado que Partee incorpora tres modalidades de realizar el registro de huéspedes: check-in presencial, check-in online y check-in semi-presencial. Cuando realices un check-in presencial con tu teléfono móvil, táblet u ordenador personal, puedes cubrir el formulario de datos directamente, o, si lo prefieres, permitir que Partee fotografía el documento de identificación de tu huésped, e incorpore automáticamente sus datos al formulario. En este segundo caso, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Partee lee todos los documentos de identidad y pasaportes que cumplen con el estándar ICAO 9303, que son la mayor parte de los documentos de identidad y pasaportes del mundo.
• Para facilitarte la tarea, no es necesario que fotografíes todo el documento, o si éste tiene dos páginas que fotografíes las dos. Solo es necesario obtener una fotografía de la zona de lectura mecánica del documento, conocida comúnmente como zona MRZ (Machine Readable Zone) o zona ZLM (Zona de Lectura Mecánica). Son dos o tres líneas paralelas que contienen habitualmente varias veces el símbolo «<«. En la siguiente imagen podéis observar las tres líneas MRZ en la parte inferior del documento.

Partee – ¿En la modalidad check-in online, puedo pedir las fotografías de los documentos de identificación de los huéspedes?

El registro de huéspedes de check-in online funciona del siguiente modo:

1. Entras en Partee, seleccionas el alojamiento en cuestión y la fecha de entrada prevista, y Partee crea automáticamente el enlace al formulario web que tendrán que cubrir tus huéspedes. En este paso puedes seleccionar solicitar los documentos de identidad o pasaporte a tus huéspedes.
2. El enlace al formulario web se lo puede enviar Partee directamente a tus huéspedes si introduces su dirección de correo electrónico, o se lo puedes enviar tú por el medio que prefieras: email, WhatsApp, plataforma de AirBnb, Booking, o la de la plataforma de viajes por la que has recibido la reserva, o cualquier otra aplicación que uses.
3. Antes de viajar, tus huéspedes pulsan sobre el enlace, cubren el formulario web con sus datos personales y firman sobre la pantalla de su dispositivo móvil. Si en el Paso 1 has seleccionado solicitar los documentos de identidad o pasaportes de tus huéspedes, Partee no dejará finalizar el formulario web hasta que tus huéspedes hayan fotografiado sus documentos.
4. Partee almacena los datos de los huéspedes en la nube, y te envía un correo electrónico para que estés informado de que tus huéspedes han cubierto el formulario. Si los huéspedes han aportado sus documentos de identidad o pasaportes, éstos se te adjuntarán a este correo electrónico, pero por privacidad de tus huéspedes no serán almacenados por Partee en la nube.
5. Si revisas los datos de los huéspedes y detectas alguna incorrección, puedes editarlo y modificarlo fácilmente. En este artículo de nuestro blog encontrarás información sobre cómo revisar y editar el registro online de huéspedes.
6.  Cuando tus huéspedes hayan realizado el check-in en tu alojamiento turístico, solo te queda pulsar el botón de finalizar para que Partee cree los partes de entrada de viajeros y notifique a la Policía Nacional, la Guardia Civil, los Mossos d’Esquadra  o la Ertzaintza.

Partee – ¿Puedo gestionar fácilmente los check-ins o registros de huéspedes previstos para hoy?

Efectivamente, sí se puede. Partee posee usuarios que gestionan muchos alojamientos turísticos, y otros usuarios que gestionan alojamientos turísticos tales como hoteles u hostales que reciben varios grupos de huéspedes diariamente, y, aunque es de utilidad para cualquier tipo de usuario, se trata de una funcionalidad que ha sido especialmente pensada para estos usuarios de volumen medio-alto de registros de huéspedes.

En el siguiente artículo de nuestro blog podrás obtener información detallada. Partee incorpora una sección denominada «check-ins previstos para hoy», donde se te listarán únicamente los check-in o registros de viajeros previstos para el día actual, donde pulsando sobre el botón «finalizar», podrás indicar a Partee que cree los partes de entrada de viajeros o fichas policiales y realice el envío a la Policía Nacional, la Guardia Civil, los Mossos d’Esquadra  o la Ertzaintza, según corresponda.

Partee – ¿Es rápido realizar un check-in con Partee?

Todo el proceso de check-in o registro de huéspedes con Partee dura apenas unos segundos por huésped. Tal y como se ha explicado, el proceso consta de tres pasos:

1. Introducción de datos. Si se trata de un check-in online, la introducción de los datos de los viajeros la realizan los propios huéspedes desde sus casas antes de viajar, con lo que no te consume tiempo. Si se trata de un check-in presencial, la introducción de datos de los huéspedes suele tardar menos de 30 segundos, habitualmente menos de 10 segundos.
2. Creación de partes de entrada de viajeros y envío al cuerpo policial correspondiente. Este paso lo realiza Partee automáticamente, y en tiempo real, con lo que digamos que tarda menos de 1 segundo.

Si agrupas varios huéspedes en un mismo registro o check-in, podrás incluso arañar algunos segundos.