La nueva Orden INT/321/2021, de 31 de marzo, por la que se modifica la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería, aclara por fin, que la firma del parte de entrada de viajeros, ficha policial, u hoja-registro en soporte digital por parte de los huéspedes es totalmente válida. Además, aclara también que los libros-registro pueden llevarse y guardarse en soporte digital. En este artículo te aclaramos todo lo que debes saber sobre la nueva normativa, y cómo PARTEE te ayudará a cumplirla fácilmente, ahorrando tiempo, y prestando un mejor servicio a tus huéspedes.
Orden INT/321/2021, de 31 de marzo
Como ya sabrás, La Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana, establece en su artículo 25.1 que cualquier persona física o jurídica que ejerza actividades relevantes para la seguridad ciudadana como las de hospedaje se encuentra sujeta a las obligaciones de registro documental e información en los términos que las disposiciones aplicables establezcan.
Dichas obligaciones de registro documental e información, para cualquier tipo de establecimientos de hospedaje, ya sea un hotel, un hostal, un albergue, una casa rural, una vivienda de uso turístico o un apartamento turístico, por ejemplo, son las recogidas en la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entradas de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos.
En este artículo de nuestro blog, te detallamos dichas obligaciones en materia de registro documental para cualquier alojamiento que acoja huéspedes ( o viajeros, usando el término que indica la normativa).
Como comprobarás, básicamente las obligaciones de la Orden INT/1992/2003, son que debemos registrar a nuestros huéspedes mediante la cumplimentación de un Parte de Entrada de Viajeros, u Hoja-Registro, con los datos personales de nuestros huéspedes (viajeros en términos de la normativa); que el huésped ha de firmar obligatoriamente la hoja-registro; y que debemos numerar cada una de las hojas-registro correlativamente y guardarlas en libros-registros de entre 100 y 500 Partes de Entrada de Viajeros, u Hojas-registro, durante 3 años, a efectos de inspección de Policía Nacional, Guardia Civil, Mossos d’Esquadra o Ertzaintza.
Además, debemos cumplir con el deber enviar los datos de los Partes de Entrada de Viajeros, u Hojas-Registro, a la Guardia Civil, Mossos d’Esquadra, Ertzaintza o Policía Nacional, según la ubicación de nuestro alojamiento turístico.
Nuevo contenido de la Orden INT/321/2021, de 31 de marzo
La Nueva Orden INT/321/2021, del 31 de marzo, tiene su motivación en la necesidad de establecer medidas dirigidas a proteger el bienestar, la salud y la seguridad de los ciudadanos y la contención de la progresión del Covid-19, y en concreto, tanto nuestra salud, como gestores de alojamientos turísticos de cualquier tipo, como la de nuestros huéspedes.
En este sentido, se entiende prioritario establecer mecanismos como la agilización de los procedimientos de check-in en establecimientos de hostelería y otros análogos (hoteles, hostales, pensiones, albergues, campings, casas rurales, viviendas de uso turístico, apartamentos turísticos, etc.)
Para agilizar el check-in de nuestros huéspedes, la Orden INT/321/2021:
1 – Establece un nuevo modelo de Parte de Entrada de Viajeros, u Hoja-Registro, igual al anterior, salvo en sus comentarios y aclaraciones. Por lo tanto, en este sentido, deberás seguir recogiendo la misma información de tus huéspedes (o viajeros), que antes.
2 – Aclara que los huéspedes podrán firmar los Partes de Entrada de Viajeros u Hojas-Registro, en soporte digital, por ejemplo, la firma con pantalla de un teléfono móvil, o una táblet, que se realiza con Partee ya sea durante un check-in online o un check-in presencial. Te recuerdo que ya el Instituto para la Calidad Turística Española (ICTE) recomendaba mecanismos de pre-checkin, en la lucha contra el Covid-19.
3 – Aclara que los libros-registros podrán almacenarse en formato digital. De este modo, no será necesario imprimir los partes de entrada de viajeros, fichas policiales u hojas-registro que PARTEE te genera, y podrás almacenarlas directamente como PARTEE te las genera.
4 – La nueva Orden INT/321/2021 también aclara que los libros-registro deberán guardarse durante 3 años desde la fecha del último parte de entrada de viajeros u hoja-registro del libro. Por tal motivo, y teniendo en cuenta que los libros-registro de partes de entrada de viajeros han de contener entre 100 y 500 hojas-registro, desde PARTEE siempre hemos recomendado realizar un libro-registro por cada año, siempre que alojemos a más de 100 huéspedes en el año.
5 – Se indica que el tratamiento de los datos de carácter personal derivado de la ejecución de esta orden se llevará a cabo conforme a la normativa de protección de datos de carácter personal para fines de prevención, investigación, detección o enjuiciamiento de infracciones penales.
La Orden INT/321/2021 sigue estableciendo como obligatoria la comunicación de los datos de los partes de entrada, u hojas registro, al cuerpo policial correspondiente dentro de las 24 horas siguientes a la entrada de los huéspedes en el alojamiento. Recuerda que PARTEE envía los datos de tus huéspedes automáticamente a la Guardia Civil (Hospederías), Mossos d’squadra, Ertzaintza o Policía Nacional (Webpol), en tiempo real, y sin que tengas que hacer nada, ni siquiera subir un fichero, ni preocuparte de corregir información errónea de tus huéspedes.
Partee y la nueva normativa
No hay nada nuevo para PARTEE en la nueva Orden, que por cierto, entra en vigor a los 20 días de su publicación en el BOE, que se ha producido el 8 de abril de 2021. PARTEE ya viene recabando la firma electrónica de los huéspedes, tanto durante cualquier de las modalidades de check-in online, como durante el check-in presencial.
Además, PARTEE genera el parte de entrada de viajeros, ficha policial u hoja registro en formato electrónico, concretamente en PDF, y ajustado al modelo normalizado, por lo que tus libros-registro simplemente serán los partes de entrada de viajeros que PARTEE ha ido generándote. Los podrás almacenar en un disco duro, en memorias USB, en servicios de almacenamiento en la nube, como Google Drive, etc.
Por supuesto, PARTEE se encarga de insertar en los partes de entrada de viajeros los datos de todos los huéspedes, incluida su firma, de numerarlos correlativamente, y de enviar su información en tiempo real a la Guardia Civil (Hospederías), los Mossos d’squadra, la Ertzaintza o la Policía Nacional (Webpol). No tendrás que hacer nada, ni siquiera subir un fichero, ni preocuparte de corregir información errónea de tus huéspedes.
Si todavía no perteneces a los miles y miles de propietarios de hoteles, hostales, casas rurales, apartamentos turísticos, viviendas de uso turístico, y otros muchos tipos de establecimientos de hospedaje que usan PARTEE para registrar a tus huéspedes, y deseas usar un servicio profesional, que te ahorre tiempo durante el check-in, que te ayude a cumplir la normativa fácilmente, que te permita prestar un servicio de registro cómodo, ágil y seguro a tus huéspedes, y que te preste el mejor soporte y ayuda cuando tengas cualquier duda, te recomendamos que pruebes PARTEE gratuitamente y sin compromiso.